Toda empresa precisa controlar o fluxo de caixa. Saber o quanto recebeu e o quanto gastou, avaliar se a saúde financeira está boa ou se precisa de ajuda para respirar. O seu consultório não é diferente das outras empresas. Fazer um bom controle financeiro é fundamental para garantir um crescimento sustentável do negócio.
O que é o fluxo de caixa?
Basicamente ele é o registro de todo o dinheiro que entra e sai de seu consultório. Além de servir para avaliar como seu consultório está financeiramente, ele também é um importante aliado na tomada de decisões. É a partir dele que você pode por onde está entrando mais dinheiro, qual área que merece investimentos e qual é a sua maior fonte de gastos.
Um bom controle de fluxo de caixa, além de contém as movimentações ocorridas em determinado período, precisa estar alinhado com os planejamentos financeiros de longo e curto prazo, os orçamentos disponíveis (como investimentos e empréstimos recebidos), além do plano de negócios e planejamento estratégico da empresa. Ter todos esses documentos vai fazer com que você tome decisões de forma mais racional, baseadas nos números obtidos.
Como controlar o fluxo de caixa
Listamos aqui quatro pontos para te ajudar com isso:
1. Contas da empresa
É preciso saber para onde o dinheiro do consultório vai. Se você controla uma parte dele na caixinha da recepção e o restante é enviado para o banco, leve isso em consideração na hora de fazer o fluxo de caixa. Se for necessário, estabeleça um mínimo de dinheiro que pode ficar em cada um dos espaços e trabalhe as finanças pensando nisso.
2. Catalogar os dados
Definidas as contas, chegou a hora de criar um sistema de catalogação das informações, separando-as por categorias. Isso vai permitir entender por onde o dinheiro entra ou sai em sua clínica, identificando as áreas que consomem mais recursos e aquelas que geram mais receitas.
Despesas
No caso de um consultório odontológico, pode-se dividir as despesas, por exemplo, em cinco categorias distintas:
- Manutenção (aluguel, água, luz, produtos de escritório, material de limpeza, telefone, …).
- Pessoal (salários, benefícios de funcionários, comissões, treinamentos, cursos).
- Atendimento (equipamentos odontológicos, impostos, material odontológico, protético, …).
- Marketing
- Outras saídas (que enquadra aquilo que não cabe em outra categoria).
Receitas
Já as receitas não precisam de muitas divisões, já que a grande maioria delas provém dos atendimentos feitos. A sugestão que indico é dividir em apenas duas categorias:
- Ortodontia
- Clínica Geral
O que você pode fazer é dividir por cada uma das especialidades que sua clínica atende, pois assim você saberá exatamente quanto cada uma gera de lucro para seu consultório. O problema é quando o tratamento do paciente envolve procedimentos de mais de uma especialidade. Isso pode gerar uma complexidade extra na hora de categorizar os lançamentos.
Lógico que essas são apenas sugestões e você pode criar um sistema de classificação que se adapte à sua realidade. A dica é: mantenha simples! Quanto mais categorias, mais complexo fica e isso pode desmotivar a realizar os registros que, como veremos a seguir, é o passo mais importante.
3. Registro
Essa é a parte crucial do processo. Registrar todas as transações é aquilo que garante ao seu fluxo de caixa a maior veracidade possível, fazendo com que os resultados finais sejam confiáveis. Para isso é preciso guardar todas as despesas e receitas em suas respectivas categorias, com a data exata que cada uma delas aconteceu.
Os métodos para fazer isso variam bastante. Você pode utilizar um caderno de papel ou mesmo um software de gestão voltado para a odontologia, como é o caso do LaudOnline. O importante é que a pessoa responsável pelo registro se sinta confortável com a ferramenta e, principalmente, tenha dedicação e comprometimento com a tarefa.
4. Fechamento de caixa
Fechamento de caixa consiste no processo de conferir se os lançamentos foram realizados estão corretos e o saldo das contas do caderninho ou software odontológico batem com o saldo real.
Apesar do registro precisar ser feito diariamente, o fechamento de caixa não precisa seguir esse padrão, podendo ser feito diário, semanal, ou mensal. O importante é que ela aconteça no prazo estabelecido, respeite a forma como seu consultório trabalha e sirva como parâmetro para colocar em prática o planejamento financeiro e o estratégico.
Eu recomendo fortemente que o seu fechamento seja diário ou semanal, dependendo do tamanho da sua clínica. Se sua clínica é pequena, um fechamento semanal dará conta do recado. Para uma clínica grande, esse fechamento deve ser diário. O importante é não deixar acumular muitos registros para serem feitos e perder o controle do seu fluxo de caixa.
5. Análise
Outro ponto importante é analisar os seus resultados financeiros de tempos em tempos. Por exemplo, saber quais as áreas estão consumindo mais recursos, quais estão gerando mais receitas, as receitas e despesas estão aumentando ou diminuindo. Isso vai ajudar na tomada de decisões sobre onde investir, cortar custos, etc.
Novamente, defina um periodicidade para realizar essa análise. Minha recomendação aqui é para uma avaliação mensal.
