Que a secretária tem um papel de destacável importância dentro de uma empresa como um consultório você já sabe, mas será que você tem ideia de como melhorar o trabalho da secretária de modo a priorizar a qualidade do atendimento e obter a satisfação dos seus clientes/pacientes?
Confira a seguir 5 dicas que podem auxiliar a melhorar o trabalho das secretárias!
1. Organização é essencial
Sim, a secretária deve ser uma profissional organizada, que mantenha seu espaço de trabalho sempre limpo e prático, pronto para causar uma boa impressão aos pacientes que chegam para marcar consultas ou para serem atendidos.
Disponibilizar um bom espaço para esta organização é essencial para que o trabalho flua melhor, por isso invista não apenas no layout da recepção do consultório, mas também na compra de materiais que a secretária utilizará em seu dia a dia.
Confira nossas dicas neste post: 8 dicas para manter seu consultório organizado
2. Profissionalize e contrate sistemas para o consultório
Também é importante contratar sistemas e softwares profissionais para que o trabalho da secretária caminhe melhor, afinal, em pleno século XXI não dá mais para fazer agenda no papel e caneta, não é mesmo?
Para melhorar todo o funcionamento do consultório optar por programas voltados a este tipo de recepção com certeza é um investimento que vale muito a pena!
3. Também garanta o controle automatizado do financeiro
No mesmo pacote de software é possível incluir ferramentas de controle financeiro que permitem que a secretária contribua com o planejamento do consultório a partir de um registro mais exato e claro sobre todas as entradas e saídas.
Além do mais, estes programas costumam ter opções automatizadas para registrar pagamentos conforme o tipo de atendimento, como particular ou convênio, por exemplo, cabendo à secretária apenas confirmar como o dinheiro entrou para o caixa.
4. Tome precauções para diminuir as faltas
Quer otimizar o trabalho da sua secretaria e ainda melhorar o número de presenças no seu consultório? Invista em opções de confirmação de consulta por SMS e email! Assim, ao invés da secretária passar horas ao telefone confirmando com cada paciente, há uma otimização do tempo e do serviço.
Com certeza os pacientes que aguardam por atendimento na sala de espera se sentirão mais confortáveis em ter a secretária disponível para tirar dúvidas ou simplesmente papear.
Quer reduzir as faltas dos pacientes em seu consultório? Confira este post: Como diminuir a taxa de faltas do seu consultório
5. Bom atendimento é tudo
Por fim, não menos importante, é imprescindível que o atendimento prestado pela secretária seja de máxima excelência uma vez que as pessoas querem e precisam ser tratadas bem para que se sintam cativadas a voltar para um novo atendimento.
Por mais que o profissional ofereça o melhor de todos os atendimentos, se o paciente não se sentir confortável com o atendimento que recebeu na recepção, simplesmente ele não voltará. Daí a importância em estar sempre de olho neste trabalho, prezando pela qualidade no atendimento.
Colocando essas dicas simples e básicas no dia a dia do seu consultório não tem como dar errado! Com certeza a rotina ficará muito mais agradável tanto para quem trabalha como secretária, quanto para os profissionais que atendem no ambiente.
