Você só conseguirá saber se as estratégias definidas para seu consultório estão sendo bem sucedidas ou não se puder mensurá-las. Isso deve ser pensado desde a criação do planejamento estratégico, ao se estabelecer os indicadores e metas para o seu negócio. São eles que vão te possibilitar saber a situação atual de sua empresa, com informações sobre todos os setores importantes. Porém não adianta nada criá-los se você não for capaz de controlar as informações geradas. É nisso que vamos focar neste post.
Utilizar um sistema de controle para os indicadores estratégicos é uma tarefa complexa, não vamos mentir. Ele exige disciplina e controle rígido de todas as partes de seu consultório, de modo a facilitar a mensuração das metas. Se você quer saber o número de pacientes atendidos em um mês, por exemplo, precisa ter em mãos os dados de todas as consultas feitas. A mesma coisa se quiser saber a receita em um determinado período ou o índice de pacientes que retornaram. Todas essas informações precisam estar à mão.
Uma forma de se fazer isso é através do registro gradual dos dados. De posse dos indicadores estratégicos, você saberá quais documentos precisam ser coletados. No caso do número de pacientes atendidos, por exemplo, você pode ter todas essas informações a partir da pasta do paciente, fichas de cadastro ou prontuários de atendimento. A parte financeira pode ser controlada através do fluxo de caixa. Adapte o método de coleta pensando em sua realidade.
De posse dos dados, uma dica interessante é utilizar um Painel de Controle Estratégico. Este painel é uma união visual dos indicadores e das metas que, aliados aos resultados obtidos, contribuem para um melhor entendimento da situação atual de seu consultório e orientar suas ações para o futuro. Na imagem abaixo há um exemplo de Painel que pode te ajudar na hora de montar o seu. A opção mais simples e prática é fazer em um arquivo do Excel/Google Docs para controlar. Faça com que ele contenha as planilhas de controle (na qual você irá inserir os dados coletados) e um painel com todas as informações de forma visual, com cores que te ajudem a identificar rapidamente qual a situação de seu consultório com relação à estratégia demarcada.
Com relação ao período de coleta e análise, vai depender da periodicidade de seu indicador. Usando como média o que é feito normalmente, os indicadores costumam ter validade semestral ou anual, porém com coletas e análises mensais. Isso faz com que qualquer problema detectado possa ser corrigido a tempo e que toda a estratégia que você cuidadosamente pensou para seu consultório não tenha sido em vão.
Então é hora de colocar esse controle para funcionar. Lembre-se: disciplina é fundamental. Só assim seus planos poderão ser mensurados e seu consultório poderá crescer de forma planejada.
