Como está o controle financeiro do seu consultório? Qual o seu grau de intimidade com os números? Se você decidiu abrir seu próprio consultório, com certeza essa intimidade vai precisar ser aumentada. Para todos nós que não trabalhamos diretamente com finanças, fazer o controle financeiro de uma empresa pode até parecer complicado, porém é possível de ser feito. Listamos abaixo sete dicas que vão te ajudar nesse processo.
1. Não misture o pessoal com o empresarial
Quando se tem o próprio consultório, muitas vezes é necessário lidar diretamente com o dinheiro da empresa. Como tudo está concentrado em você, é comum que as contas acabem se misturando e, no fim, seja impossível separar o que é particular e o que é empresarial. Evite isso a todo custo, seja através de duas contas bancárias diferentes ou mesmo de um caixa que nunca saia do consultório.
2. Pro labore e divisão de lucros
Se no tópico anterior falamos sobre não misturar as contas, não queríamos dizer que você não receberá nada pelo seu trabalho. Há duas formas principais de se fazer isso em uma empresa.
O pro labore corresponde à remuneração dada aos proprietários, sócios ou administradores que trabalham na empresa. Segundo os legisladores trabalhistas, ele não se configura como “salário” e não traz consigo os benefícios trabalhistas obrigatórios como 13º, fundo de garantia do tempo de serviço (FGTS) e férias, sendo todos eles opcionais.
Já a distribuição de lucros é uma forma de remuneração que envolve todos os sócios, independente deles trabalharem ou não na empresa. É uma forma juridicamente correta para os empresários justificarem seus lucros perante a Receita Federal.
Para o bom funcionamento da gestão financeira da clínica é de suma importância definir o pró-labore dos sócios e quando será realizada a divisão de lucros. Uma clínica cujos sócios não tem uma retirada fixa estabelecida, incentiva a prática de retiradas descontroladas. Por exemplo, em um determinado mês que o consultório faturou muito, os sócios fazem uma retirada grande, sem levar em consideração que nos meses seguintes podem ter parcelas grandes a serem pagas e o faturamento pode ser bem menor.
3. Capital de giro
Também chamado de ativo corrente, o capital de giro é o valor que a empresa precisa para custear/manter as despesas operacionais, ou seja, o dinheiro necessário para fazer seu consultório funcionar no dia a dia. Ele é influenciado por alguns fatores como receitas provenientes de atendimentos, inadimplência, despesas financeiras, desperdícios, prazo de estocagem e custos operacionais.
A dica aqui é realizar o cálculo do capital de giro da sua clínica para um mês, ou seja, saber quanto sua clínica deve ter em caixa para custear todas as despesas de um mês. Feito isso, o ideal é realizar uma poupança para guardar esse valor. A partir daí deve-se utilizar esse valor para pagar os débitos da clínica e repor o valor com os recebimentos do mês.
4. Análise de dados
Não adianta nada termos várias ferramentas que auxiliam no controle financeiro de seu consultório se os dados gerados não forem utilizados para nada. Uma boa análise financeira permite você avaliar o faturamento e as despesas passadas da sua clínica e prevê-los para os próximos meses. Isso dá uma tranquilidade enorme para o andamento da clínica e bem estar da equipe. Além disso, é possível identificar anormalidades como gastos que aumentaram ou reduziram muito.
Um bom relatório financeiro deve conter informações sobre a gestão do fluxo de caixa (contas a receber e pagar, capital de giro), gestão financeira estratégica (conformidade com o planejamento, projeção de caixa) e divisão por centro de custos para saber onde como são gastos os recursos da clínica (administrativo, marketing, material odontológico, etc).
5. Investimentos materiais
Com o controle e análise dos dados, é hora de colocar para funcionar aqueles investimentos que foram sonhados nos planejamentos financeiros de curto e longo prazo. Eles podem ser, principalmente, de duas naturezas: gastos com melhorias em seu consultório e gastos para melhoria do serviço prestado.
6. Estoque
Uma das despesas mais constantes de um consultório odontológico é o estoque. Como cada procedimento envolve materiais diferentes, é preciso planejar o gasto que você terá de cada um deles e o quanto isso irá impactar na saúde financeira de sua empresa. Para fazer isso de forma mais eficiente, utilize métodos de controle e organização de estoque, sempre pensando naquele que funciona melhor para a sua realidade.
7. Fornecedores
Durante o planejamento e controle financeiro, um ponto que não pode ser deixado de lado é a escolha dos fornecedores. Além de impactar na qualidade do atendimento, ela é essencial para a saúde das finanças de seu consultório.
Preste bastante atenção ao preço, condições de pagamento, qualidade do produto, referências de outros profissionais, capacidade de fornecimento e procedimentos em caso de crises. E evite atrasar pagamentos, pois a relação entre você e o fornecedor precisa de confiança vinda dos dois lados.
