Como Neila Vargas aumentou em 12x o número de pacientes particulares atendidos

A Neila é uma dentista com 10 anos de formada que foi incentivada por colegas a montar seu próprio consultório. Há 4 anos, ela encarou essa tarefa com muitas expectativas e descobriu que para ter sucesso, preocupar-se  apenas com o atendimento de qualidade não era suficiente.

A Neila tinha uma sócia que dividia com ela gastos da clínica, infraestrutura e pacientes. Porém, após um tempo, essa sociedade teve que se desfazer e a Neila recomeçou todo seu trabalho sozinha, sem ter ainda um clientela sólida na região de seu novo consultório.

Os desafios de montar um novo consultório

Uma insegurança em relação ao desenvolvimento do novo projeto bateu forte, mas ela não desistiu. O consultório era novo e a Neila sabia que atrair mais pacientes, vender melhor seus planos de tratamento e gerenciar o financeiro eram algumas questões que precisavam de mais atenção. Ela necessitava organizar muitos detalhes e tinha muitas dúvidas de como cuidar disso tudo da melhor forma. Mas após acessar uma palestra da LaudOnline sobre o controle de retornos, descobriu uma direção para responder suas perguntas.

Ela resolveu começar digitalizando as informações da clínica. A Neila acreditava que organizando os registros do consultório através de uma ferramenta informatizada e moderna, teria um negócio eficiente.  Porém, conversando com nossos consultores descobriu que talvez precisasse de algo mais.

A Neila percebeu que apenas as digitalização das fichas ou o uso das técnicas e equipamentos mais modernos para a realização dos tratamentos não seriam suficientes para que a clínica dela desse certo. Uma gestão estratégica focada no que realmente faz diferença era mais importante. Assim, a solução definitiva para o que Neila buscava foi concretizada no Plano Gestão Completa.

Transformando sonhos em metas

O foco do LaudOnline é auxiliar dentistas a alcançar seus objetivos. Mas para que isso se concretiza é muito importante estabelecer estes objetivos corretamente. Um dos passos essenciais para isso, é o entendimento completo do cenário atual do dentista que é determinado através do que chamamos de Diagnóstico de Gestão. 

No caso da Neila, era importantíssimo que seu consultório tivesse uma alta visibilidade do público local. O negócio tinha acabado de ser inaugurado, muitas pessoas ainda não sabiam da qualidade do serviço prestado. Assim, um foco foi inicialmente estabelecido: a atração de pacientes.

Atrair os pacientes certos

Porém, essa atração não aconteceria a qualquer custo. A Neila sabia exatamente qual era o público que ela queria atrair. Através de algumas iniciativas indicadas por sua gerente de conta do LaudOnline, como por exemplo o desenvolvimento das personas do seus clientes, ela foi conduzida a desenvolver ações de atração condizentes com seu público alvo.

Uma das campanhas de divulgação que trouxe bons resultados para a clínica foi uma gincana que a Neila participou na sua região. Sua clínica ofereceu alguns incentivos para os participantes fazendo assim, como que todos na região soubessem de sua existência. Além disso, os ganhadores dos brindes, puderam experimentar seus serviços, sendo assim difusores de seu trabalho.

Medir corretamente resultados

Além disso, a Neila foi instruída a sempre medir resultados. É nesse aspecto que fica evidente a importância de um software de gestão. O indicador de Oportunidades de venda era sempre monitorado exatamente para ser possível entender se as campanhas desenvolvidas estavam ou não dando resultados.

Objetivando uma medição eficaz , o LaudOnline  foi implantado na Odontologia Neila Vargas para não só facilitar a gestão e organização das informações dentro da clínica, mas também para servir como ferramenta de suporte estratégico. Era muito importante entender se as métricas essenciais para essa fase estavam de fato evoluindo.

A Neila aprendeu através de suas reuniões com sua gerente de conta, que muitas vezes o dia-a-dia mascara a realidade da clínica. Portanto, era muito essencial ter números indicando a evolução das campanhas.

Ajustes de estratégias: agilidade ao se adaptar

A partir de estratégias como a Gincana e outras divulgações que a Neila fez, os resultados começaram a surgir. Era possível perceber o aumento das oportunidades de vendas, ou seja, o volume em reais dos orçamentos realizados.

Porém, outros ajustes foram necessários. Sua gerente de conta, detectou que apesar do grande aumento do movimento da clínica, o fluxo de caixa ainda não estava de acordo com a necessidade principal da Neila.

Por isso, o foco dos trabalhos foram levemente adaptados. A atração de novos pacientes não foi deixada de lado, ou seja, campanhas de panfletagem, Facebook e outros canais continuaram sendo desenvolvidas, porém com um volume menos intenso.

Agora, era importante determinar uma estruturação financeira, focada em possibilitar um fluxo de caixa positivo. A Neila começou a crescer sua visibilidade, mas muitos pacientes ainda não fechavam todo plano de tratamento e muitos parcelamentos eram feitos.

A estruturação financeira

Durante as reuniões com sua gerente de conta, a Neila compreendeu que oferecer várias formas de pagamento e opções de tratamento para os pacientes poderia ser um problema. Dividir o pagamento dos tratamentos várias parcelas contribuía para um fluxo de caixa que não cobria as despesas imediatas da Neila.

Oferecer muitas alternativas de tratamento, às vezes confundia o paciente e fazia com que ele julgasse que o tratamento não era importante. Assim, ela reduziu a quantidade de parcelas e descontos que oferecia, além de oferecer planos de tratamentos mais objetivos. Abrindo outras opções caso fosse necessário uma posterior negociação.

Resultados – O almejado sucesso

Durante aproximadamente três meses, toda clínica da Neila foi estruturada. Como seu consultório era novo na região, ações de atração de novos pacientes foram desenvolvidas. Porém, com uma grande diferença, Neila sabia exatamente o que queria de cada uma das ações e como medir o desempenho delas.

O controle financeiro e de vendas também foi aprimorando e o resultado não poderia ser diferente. A Neila sentiu no dia-a-dia e em seus indicadores a melhora no fluxo de atendimento. Para se ter uma ideia, em 4 meses a taxa de ocupação (a percentual de produtividade da cadeira) do consultório aumentou de 3,5% para 41,46%.

Além disso, sua taxa de fechamento de planos de tratamento dos últimos três meses girou em torno de 60%. O consultório da Neila conseguiu essas incríveis métricas focando bastante no relacionamento com os pacientes, desde a criação do plano de tratamento até o fechamento. Tudo isso sem a necessidade de se associar a nenhum plano odontológico. Todos os pacientes do consultório são particulares.

“Eu me transformei! Meu pensamento antes de começar a trabalhar com a LaudOnline era completamente diferente. Acreditava que o trabalho duro na cadeira de atendimento seria suficiente para ter pacientes, mas percebi que não. Eu precisava vender melhor, fidelizar mais meus pacientes. A LaudOnline me ajudou muito a entender como fazer isso”.