Os papeis da comunicação interna dentro de um consultório odontológico são muitos. Passar comunicados importantes, realizar trocas de informações e ideias, gerar confiança e sentimento de pertença, melhorar o desempenho e o comprometimento dos colaboradores, criar um ambiente de trabalho favorável. São tantos pontos que fica até difícil listar, mas os benefícios são inúmeros.
E se no último post explicamos melhor o que é a comunicação interna, como ela funciona e como evitar problemas, neste vamos detalhar melhor um dos tópicos que apenas pincelamos por lá: as ferramentas de comunicação interna. Listamos as 11 mais usadas e vamos conversar sobre as vantagens e desvantagens de cada uma delas. Nossa intenção não é que você implemente todas, mas que saiba que elas existem e consiga distinguir quais são as melhores para o seu consultório.
1. Email
É a forma básica de comunicação na internet (ou pelo menos era, até a chegada das redes sociais) e também uma das mais usadas na comunicação interna das empresas. E há motivos para ser assim. Não tem custos, atinge todo mundo, espalha uma mensagem rapidamente e, além disso, ajuda a documentar todo o processo. O grande problema dele costuma ser o volume de mensagens enviadas, que pode atrapalhar a produtividade e gerar um ruído desnecessário. Outro ponto para se prestar atenção é a dificuldade em se interpretar o tom em que um email foi escrito. Além de gerar ruídos na comunicação, pode evoluir para problemas de relacionamento entre as pessoas. Tendo esses pontos em mente, usar o email é simples e é uma das ferramentas mais eficientes dentre as existentes.
2. Newsletter
A newsletter é um boletim informativo, com assuntos relevantes a um público específico da empresa. Na internet, o termo foi reduzido aos emails que empresas enviam para clientes ou ao email que os blogs enviam, com os principais posts de um determinado período. É o que lojas virtuais adotam para engajar o público ou o que jornais, como o The New York Times, adotam para aumentar o tráfego em suas principais notícias. Todos esses usos, porém, são para comunicação externa. Isso não quer dizer que não possa ser usado também na comunicação interna.
Grandes empresas, como franquias odontológicas, podem usar a newsletter para comunicar aquilo que tem sido feito ao longo do tempo ou talvez usar como editorial da presidência, por exemplo. Os possíveis usos são diversos, basta determinar qual será o seu. Também é preciso observar a periodicidade e a linha de conteúdo a serem seguidos, pois isso é o grande fator limitador desse tipo de uma newsletter. Se uma informação precisa ser passada rapidamente, uma newsletter não seria o mais adequado.
3. Intranet
Esse é um caso bem específico para empresas muito grandes e com muitos funcionários. Se trata de uma rede interna de comunicação, desenvolvida especialmente para seu consultório, que facilita a troca de informações entre colaboradores. Apesar de facilitar o compartilhamento de arquivos e informações, a intranet costuma ser uma ferramenta mais cara que as demais e necessita de atualização constante, já que pode se tornar defasada rapidamente. Isso sem falar que ela pode ser substituída por diversas outras que são gratuitas.
4. Mural
A primeira ferramenta offline dessa lista se beneficia da proximidade física das pessoas. Colocar um mural em um local estratégico do seu consultório, como na cozinha ou em um lugar que só a equipe tem acesso, permite que você afixe comunicados importantes para o andamento dos trabalhos. Informar as datas de algumas atividades, escalas de trabalho em consultórios com mais de um dentista, aviso de férias… são diversos os pontos que podem ser utilizados em um mural. A limitação é o espaço e o teor das mensagens. Murais são utilizados para comunicados gerais e que não afetam uma pessoa ou um grupo específico, já que estão disponível para todos, sendo preciso respeitar os limites das informações. Então nada de postar sobre salários ou demissões, já que isso pode constranger as pessoas que trabalham com você.
5. Redes sociais
É raro encontrar alguém que não tenha Facebook ou Whatsapp. As duas redes sociais são interligadas de tal forma com o nosso cotidiano que as empresas também começaram a utilizá-las para a comunicação interna. Criar um grupo no Whatsapp com as pessoas que trabalham em seu consultório é prático para fazer comunicados rápidos ou tirar uma dúvida. Grupos no Facebook te ajudam em discussões mais elaboradas e que precisam da participação de todos. Hoje isso está tão incorporado no dia a dia das empresas que às vezes fica difícil dissociar.
Mas o uso das redes sociais para comunicação interna esbarra em dois problemas. O primeiro deles é com relação ao horário de trabalho, pois é muito comum que mensagens sejam enviadas fora do expediente. Também é muito comum que as pessoas que enviaram esperem que elas sejam respondidas imediatamente. Isso transforma completamente a relação de trabalho e deve ser evitado. O segundo ponto é com relação às distrações que elas causam, pois é preciso auto controle para apenas olhar as mensagens de trabalho e não desfocar em meio a diversas outras distrações.
6. Reuniões
Outra ferramenta bem comum na comunicação interna das empresas, as reuniões podem ser usadas tanto para passar comunicados gerais quanto para discutir alguns projetos específicos. Se você precisa passar as diretrizes do consultório para todos os funcionários, por exemplo, por que não convocar uma reunião geral? Ou se precisa discutir como otimizar o tempo de atendimento dos pacientes, por que não sentar com a pessoa responsável pela secretária e promover essa discussão? Mas cuidado, reuniões são momentos em que tudo para. As pessoas envolvidas nas reuniões precisam estar lá e todas as outras tarefas que elas realizariam ficam travadas, por isso não abuse delas.
7. Caixa de sugestões
A base da comunicação interna é criação de uma boa relação entre as pessoas da empresa, não importando onde se inicie essa relação. O problema é que, muitas vezes, os funcionários se sentem intimidados em dar sugestões ou fazer críticas construtivas. Para ajudar essas pessoas, usar uma caixa de sugestões anônima pode ser a solução. E não precisa ser literalmente uma caixa, mas até um formulário no Google Docs já ajuda. Existem estudos que mostram o quanto essa prática pode ser válida para o desenvolvimento da empresa e o quanto os funcionários podem ganhar com isso.
Além de ajudar os tímidos, uma caixa de sugestões também pode ser usada como ferramenta de motivação, com incentivos para as ideias dadas. Cabe ao responsável formular como o programa funcionaria, mas é uma ótima forma de trazer os funcionários e gerar engajamento com relação ao consultório.
8. Softwares odontológicos
Para simplificar os processos dentro de um consultório, alguns softwares odontológicos (como é o caso do LaudOnline) já possuem um sistema de troca de mensagens interna. A principal vantagem dele com relação a aplicativos como Whatsapp ou mesmo email é a integração dele com todo o sistema de trabalho. Se você precisa que um dentista faça um laudo e te envie, basta enviar uma mensagem para ele pelo software. Se quer que a secretária não marque nada sexta à tarde porque você estará em um curso, basta enviar uma mensagem. Como a pessoa já está no software, o processo é simplificado. Com isso você se restringe aos assuntos de trabalho e respeita o horário do expediente da outra pessoa.
9. Videoconferência
Uma ferramenta de comunicação interna muito útil para consultórios geograficamente distantes. Supondo que você trabalhe em mais de uma cidade (como é comum acontecer com dentistas no interior), às vezes é preciso fazer reuniões com pessoas em outras cidades. Com as facilidades do Facetime ou do Skype, basta ter internet disponível para que uma videoconferência seja realizada e os problemas da ausência física sejam resolvidos. É bom lembrar que uma videoconferência tem os mesmos problemas de uma reunião, então fique de olho para não abusar delas.
10. Treinamento de novos funcionários
Um processo importante acontece quando um funcionário novo chega à empresa. Ele precisa entrar já ciente das políticas do consultório, como é o funcionamento interno e qual as normas de conduta. Muito vai ser pego com o tempo, mas a primeira impressão é importante. O funcionário se porta de acordo com aquelas instruções dadas no início, por isso é tão importante para a comunicação interna que o treinamento seja feito de forma coesa e de acordo com as políticas da empresa.
11. Ações de integração
Há uma ideia de que quanto mais próximas forem as pessoas do trabalho, mais simples será o processo de comunicação interna. Isso de fato acontece, pois as barreiras iniciais para se comunicar caem e as pessoas se sentem mais livres para trocarem informações e procurarem soluções de forma conjunta. Mas às vezes essa conexão não acontece naturalmente, então é preciso criar ações de integração entre as pessoas do consultório. Seja uma comemoração por bater metas ou uma tarde livre por mês para ficarem conversando, é preciso fazer com que o time realmente trabalhe como um time. Que ele se entenda e entenda a pessoa que está do outro lado.
O único cuidado que precisa ser tomado é que, com a maior intimidade, às vezes também surge o receio de não criticar o colega, mesmo quando ele claramente não está fazendo algo certo. Desde que esse limite seja respeitado, integrar a equipe é uma ótima forma de melhorar sua comunicação interna.
Concluindo
Após a apresentação de todas essas ferramentas, esperamos que sua cabeça esteja fervilhando de ideias. Muito do que dissemos funciona melhor em grandes consultórios, mas se seu consultório é pequeno, basta adaptar à sua realidade. Reuniões gerais são inúteis no seu caso? Mas que tal fazer uma reunião semanal com a pessoa responsável pela secretária para conferir como foi e o que será feito na próxima semana? Lógico que as ações serão simplificadas e muita coisa será resolvida com conversas cara a cara, mas nem por isso essas ferramentas podem ser deixadas de lado. Experimente e teste, só assim você saberá o que é melhor para seu consultório.
