Cuidar de um consultório odontológico sozinho é tarefa quase impossível. Atender os pacientes, marcas consultas, cuidar da recepção, contas a pagar, cobrança de pacientes, controle de retornos… Por isso é comum que, mesmo nos menores consultórios, haja pelo menos alguém na secretaria para auxiliar o cirurgião-dentista. Quando isso acontece, cria-se uma relação entre as pessoas e traz consigo todas as implicações, inclusive uma que muitas vezes acaba negligenciada: a comunicação interna.
Antes de falarmos sobre ela, porém, precisamos defini-la. Como o próprio nome já nos diz, a comunicação interna corresponde a todas as trocas, interações e relacionamentos dentro de uma empresa. Envolve a tomada de decisões, os comunicados, acordos, as tarefas a serem executadas e diversos outros assuntos. E não apenas na relação descendente entre patrão e empregado, mas também na ascendente entre empregado e patrão e nas horizontais, entre pessoas no mesmo nível hierárquico.
Uma boa comunicação interna garante que as informações de todo tipo circulem na empresa e todos fiquem sabendo sobre elas, que desencontros e mal entendidos sejam evitados e, principalmente, ajuda a evitar crises a todo momento.
A importância disso é bem clara. Quando um funcionário está bem informado sobre o que acontece na empresa, mais ele se sente parte. Se ele encontrar um propósito no trabalho, então, a dedicação aumenta e os resultados ficam cada vez melhores, já que aquilo também passa a ser responsabilidade dele. Além disso, um funcionário satisfeito com o trabalho e com o ambiente é o melhor promotor que sua empresa pode precisar.
Mas é bom lembrar que a recíproca também é verdadeira. Para entender o que os funcionários precisam ou mesmo comunicar algo, as ferramentas de comunicação interna são a chave para o sucesso. Elas vão te ajudar a manter todos informados ou até mesmo gerar o debate necessário para a resolução de algum problema. É por isso que essa área não deve ser esquecida, independente do tamanho do seu consultório.
Lógico que em consultórios maiores essa preocupação se intensifica. Quando só existe um dentista e a secretária, como é o que muitas vezes acontece, o processo de comunicação interna será simplificado. Muitas coisas que discutiremos a seguir talvez não se apliquem diretamente a esse caso, porém a essência pode ser utilizada.
A partir de agora vamos levantar uma série de ações que podem ser utilizadas para melhorar a comunicação interna do consultório. Cabe a você decidir quais serão válidas para o seu caso e quais não serão.
1. Defina os canais de comunicação
O primeiro passo é entender quais os gargalos de comunicação em seu consultório. Se você trabalha em um consultório pequeno, só você e uma secretária, o contato próximo que vocês têm ao longo do dia contribui para a comunicação interna. Você pode fazer comunicados diretamente (ou por email, para deixar registrado) ou até mesmo fazer mini reuniões para acompanhar o andamento dos trabalhos, por exemplo.
Caso trabalhe em uma clínica maior, com mais funcionários, todo o esquema de comunicação muda e será preciso usar estratégias mais elaboradas. Jornal mural, comunicados, newsletter, reuniões frequentes, intranet, grupo no Facebook ou Whatsapp, grupo de emails. São diversas as ferramentas que você pode testar até encontrar aquela que melhor se adapta ao seu consultório e à sua realidade. Se você acha mais simples fazer repasses com seu sócio através de um hangout semanal do Google, ótimo, use a ferramenta que te atende melhor. O importante é encontrar meios viáveis para promover a comunicação dentro da sua empresa.
2. Utilize estes canais
Um problema comum de muitas empresas é criar diversos canais de comunicação interna e, aos poucos, abandonar um por um. Nem é preciso falar o quão problemático é isso. Se você determinou que os repasses das reuniões serão dados por email, garanta que isso funcione. Quando houver uma sugestão de melhora colocada no quadro de avisos, deixe o responsável ciente que você leu e que avaliará o caso. Ao transformar um canal de comunicação em algo realmente efetivo, você passa credibilidade para sua equipe e, se bem trabalhados, eles aumentam a transparência da empresa, o que ajuda na identificação que o funcionário tem com o trabalho.
Mas não se esqueça que cada canal tem a sua especificidade. Um grupo de emails é diferente de uma reunião presencial, que é diferente de um quadro de avisos ou de uma conversa diária ao fim do expediente. Saber tratar esses canais de acordo com a especifidades de cada um é o segredo para que eles sejam utilizados e tragam resultados.
3. Lembre-se que do outro lado há um indivíduo
Toda forma de comunicação pressupõe um transmissor e um receptor. Atrás dessas palavras técnicas, não podemos esquecer que existem pessoas, com as suas individualidades, forças e fragilidades. Um bom processo de comunicação leva isso em consideração, com foco no tom que será usado em cada um dos canais e na forma como a informação será passada, de forma a valorizar o indivíduo que está do outro lado, seja ele quem for.
4. Não se esqueça do feedback
Uma das ferramentas mais importantes dentro de uma relação de trabalho é o feedback. E se colocamos ele nesta lista é porque, além das muitas técnicas que existem para avaliar a performance de alguém, o feedback é também um ato de comunicação interna. Realizá-lo e mostrar seus resultados aos envolvidos é um jeito de melhorar as relações, o diálogo e a resolução de problemas. Quando o feedback é bem feito, o envolvido sabe exatamente em quais pontos vai bem e em quais ele não vai, motivando-o para fazer um trabalho ainda melhor.
5. Ouça o que vem de todos os lados
No início do post falamos que a comunicação interna é um processo que acontece por todas as vias dentro de uma empresa. E não há uma via mais importante que a outra. Aquilo que é dito pelo seu superior deve ser levado em consideração tanto quanto o que outras pessoas disseram, construindo assim um ambiente de trabalho respeitoso e que valoriza a todos que estão nele.
6. Espaços de interação
Mais do que canais, é preciso criar momentos para que a comunicação interna possa acontecer. No meio da correria do dia a dia isso pode passar batido, mas não pode ser esquecido. Ter um espaço reservado para o repasse do que aconteceu e do que está marcado para o dia seguinte é fundamental, por exemplo. Assim como fazer um acompanhamento período do trabalho dos funcionários. Além disso, é preciso criar momentos também de descontração e interação entre a equipe, pois assim pode surgir uma cumplicidade que tende a facilitar os processos de comunicação interna.
7. Use a tecnologia a seu favor
Com as redes sociais e os smartphones, o uso da tecnologia para a comunicação interna nas empresas aumentou bastante. O importante aqui é saber usá-la com consciência, já que os limites pessoais devem ser respeitados a todo momento. É por isso que formas alternativas têm sido pensadas para não entrar tanto na parte pessoal. Em alguns softwares de gestão odontológica, como o LaudOnline, é possível enviar mensagens para as outras pessoas que trabalham com você. Esses recados instantâneos são importantes para uma comunicação rápida e para arquivar o que foi dito, então é um ótimo uso da tecnologia no contexto da odontologia. Mas lembre-se: ela é apenas uma aliada, não a responsável por toda a comunicação interna do consultório. O fator humano ainda é muito importante, então use-a com consciência.
8. Não responda nada de cabeça quente
Se apesar de tudo que falamos aqui, ainda houver um problema de comunicação interna na empresa, seja uma informação que não foi transmitida de forma incorreta ou algo que foi dito de uma foma que não lhe agradou, acalma-se antes de responder. Além de perder a razão, as chances de você se esquecer do que dissemos no tópico 3 são grandes e, com isso, acabar arruinando relações que antes podiam ser tão boas.
Concluindo
Este é um assunto muito amplo para apenas um post, então vamos trazer mais conteúdo sobre ele aqui no blog, destacando as relações existentes entre dentistas que trabalham juntos, secretárias e sócios em empresas maiores. A ideia é abordar melhor as ferramentas existentes, detalhar cada uma delas e mostrar como aplicar no contexto odontológico. Neste post, o importante é que você entenda a importância de se preocupar com a comunicação interna e quais os principais pontos que devem ser levados em consideração. Espero te ver aqui nos próximos.
