Um consultório odontológico até consegue sobreviver sem um planejamento estratégico ou sem definir as ações de marketing. Já sem o controle financeiro é impossível. Isso não é à toa. É ele que permite que investimentos sejam feitos, mostra quando a coleira dos gastos deve ser apertada e ajuda a determinar os planos para o futuro. A importância do financeiro é tão grande que qualquer pequeno deslize pode ser fatal. Por isso reunimos 13 erros comuns que acontecem na gestão financeira de consultórios e que podem matar seu negócio.
1. Falta de planejamento
Nenhum método de controle financeiro empresarial funciona sem o mínimo de planejamento. É preciso saber onde você deseja chegar, criar indicadores, traças metas e acompanhar os resultados. Seja de curto ou longo prazo, é esse planejamento que dá o norte para os pontos que levantaremos nos próximos tópicos. Se você não fez um planejamento prévio, como saberá se a sua situação atual está boa ou ruim, por exemplo? Como vai saber se é o momento certo ou não de fazer investimentos ou se precisa guardar dinheiro para os meses de menor movimento? São diversas perguntas que só um bom planejamento vai te ajudar a responder.
2. Não calcular o fluxo de caixa
O fluxo de caixa é, em uma definição bem simples, o controle de todo dinheiro que entra e sai de seu consultório. Não saber a quantia financeira que passa por sua empresa é um sinal claro de desorganização e te impede de manter operações básicas em funcionamento, tais como fazer o controle dos pagamentos externos (aluguel, água, luz…) e o dos próprios pacientes. Quando alinhado com os planejamentos financeiro e estratégico, permite que você saiba exatamente como está sua situação no momento, de forma a analisar se você poderá ou não cumprir o que foi planejado.
3. Manter só uma conta para você e para a empresa
Em consultórios odontológicos familiares ou de menor porte, confundir as contas da empresa com as pessoais é algo mais comum do que se imagina. Você tira dinheiro da sua própria carteira para dar de troco a um cliente, passa uma conta no cartão de débito, pede para o paciente depositar naquela sua poupança. É nesses pequenos momentos que todo descontrole começa. Separar as movimentações do consultório das suas pessoais é algo simples de ser feito e garante que todos os planejamento e controles não se percam por uma simples falta de atenção.
4. Esquecer de anotar todos os dados
Falando em desorganização, outro ponto muito comum é não registrar todas as movimentações financeiras que acontecem em seu consultório. E quando falamos todas, são todas mesmo. Comprou um pão para o café da tarde e usou a caixinha da recepção? Anote. Transferiu dinheiro de uma conta para a outra? Anote. Precisou pagar o conserto de um equipamento? Anote. Quando todos os dados estão devidamente registrados, não há desconexão entre o planejado e o efetivado, o que garante uma maior acurácia nas análises sobre sua situação financeira e permite saber exatamente quais são seus maiores gastos e receitas.
5. Calcular errado o preço dos atendimentos
Esse é um ponto que sempre causa confusão na cabeça dos dentistas. Até existem tabelas dos conselhos regionais de odontologia para determinar o preço dos procedimentos, mas o comum é que cada profissional tenha a sua própria. Ela precisa levar em consideração o valor do custo/hora para manter seu consultório funcionando, a concorrência, o perfil dos pacientes e diversos outros fatores. Cobrar o valor errado pode tanto levar o seu consultório à falência, com valores abaixo do que seriam necessários, quanto espantar os possíveis clientes pelo preço abusivo.
6. Gastar o lucro sem distinção
Em uma de nossas consultorias, conversamos com um dentista que não tinha nenhum controle do financeiro e não sabia quanto o consultório lucrava no final do mês. Todo dinheiro que sobrava era gasto, sem distinção. Não havia um plano, não havia nada. O resultado vocês já podem imaginar. Como não havia um caminho a ser seguido, o dinheiro era investido em equipamentos e na vida pessoal, sem pensar no que o consultório precisava ou, pior, sem ser revertido para coisas realmente necessárias. O que ocasionava o próximo ponto que iremos trabalhar.
7. Ignorar as despesas surpresa
Imprevistos sempre acontecem, não tem jeito. Às vezes o computador da recepção vai parar de funcionar sem aviso, uma infiltração tomará conta do banheiro ou a chave vai quebrar na hora de abrir a porta. Alguma coisa inesperada vai acontecer e, se você não estiver financeiramente preparado para resolvê-la, sua situação pode se complicar. Quando é um gasto pequeno, é até tranquilo de ser revertido. O problema é quando o impacto é maior. Naquele planejamento que falamos no primeiro tópico é preciso prever essas emergências e trabalhar para minimizá-las ao longo dos meses. Assim você nunca será pego totalmente de surpresa.
8. Pensar apenas no presente
Gastar o lucro, ignorar despesas surpresas… esses são apenas alguns indícios de que você está cometendo um erro grave da gestão financeira: pensar apenas no presente. Sabemos que muitas vezes é preciso controlar diversos problemas diários, mas pensar apenas no dia de hoje faz com que toda a ideia do planejamento financeiro se invalide. Pensar no amanhã é o voto de confiança que você dá para que seu consultório continue existindo por muito tempo.
9. Ignorar o fluxo do dinheiro
Junto com tudo que já falamos, é importante entender o fluxo que o dinheiro segue em seu consultório. Quando um paciente paga por uma consulta, o que acontece com aquele dinheiro? Ele vai para uma conta no banco que centraliza todas as suas ações? É guardado para pagar fornecedores? Quanto é realmente lucro e quanto é apenas para pagar o que foi gasto com o tratamento? Se você não entende esses pontos, controlar o dinheiro e fazer qualquer previsão financeira pode se tornar uma tarefa complicada.
10. Deixar o estoque de lado
O estoque de materiais é algo que impacta diretamente o financeiro do seu consultório. Quando você ignora que é preciso fazer um controle eficiente, vai chegar o momento em que você vai sofrer com a falta de material, atrasará atendimentos e terá que pagar mais caro durante uma emergência, caindo naquele ponto das despesas inesperadas que já falamos neste post. Comprar com antecedência e na quantidade correta garante os melhores preços e ainda te ajuda a cumprir o planejamento financeiro.
11. Se esquecer do capital de giro
O capital de giro é o valor que a empresa precisa para custear/manter as despesas operacionais. De forma simples, é o dinheiro necessário para fazer seu consultório funcionar no dia a dia. Afinal não adianta planejar e controlar se não houver dinheiro rodando em seu consultório, seja com recebimentos de tratamentos ou pagamentos. É preciso garantir que esse capital de giro exista, saber quanto é necessário e fazer o controle dele para que sua empresa possa funcionar sem sobressaltos.
12. Não ter um software de gerenciamento
Por tudo que falamos até agora, já deu para perceber que existem muitas variáveis a serem controladas durante o controle financeiro e qualquer erro nelas pode causar problemas maiores para seu consultório. É para minimizar esses possíveis erros e simplificar sua vida que existem os softwares de gestão. Aqueles voltados para a odontologia, como é o LaudOnline, já têm um financeiro pronto para as necessidades de um dentista, integrando os planos de tratamento e fornecendo os dados sobre o pagamento de cada paciente, além de apresentarem diversos dados estratégicos.
13. Não analisar os dados
Se depois de todo o trabalho que tivemos para planejar, coletar informações e evitar erros, você não analisar os dados obtidos, significa que decidiu jogar todo o esforço no lixo. Saber quais são os suas principais fontes de receitas e despesas, o lucro obtido no período, quais os gargalos financeiros. São só alguns exemplos de informações que podem ser obtidas a partir da análise dos dados, cabendo a você definir quais são mais importantes para a situação atual do seu consultório e, o principal, trabalhar em cima delas.
