Já falamos aqui no blog sobre a importância de se preocupar com todo o processo de atendimento. O paciente é aquilo que move seu consultório e com quem você deve se preocupar em atender da melhor forma possível. E por mais que você ache que seu processo seja muito bom, sempre há algo que pode ser otimizado. Reunimos neste post seis dicas para te ajudar a incrementar o atendimento em seu consultório odontológico.
1. Planeje seu dia
Vamos começar logo com o ponto-chave deste post: para que seus atendimentos sejam otimizados é necessário fazer um planejamento daquilo que precisa ser feito. Simples assim. Só depois de colocar tudo em uma lista é que você saberá exatamente quais os seus compromissos, quanto tempo se dedicará a cada um deles e em quais horários em que estará livre. O mais importante aqui é seguir este planejamento à risca. No caso de dentistas, que possuem um horário de atendimento marcado com o paciente, isso é fundamental. Caso queira saber mais sobre planejamento e organização da agenda, pode baixar gratuitamente o nosso ebook sobre o assunto.
2. Secretaria
Mesmo que seu consultório seja pequeno e que você trabalhe sozinho, é humanamente impossível ser o responsável por toda a parte de gestão. O tempo perdido com esse processo poderia ser dedicado ao atendimento dos pacientes e isso significa deixar de ganhar dinheiro. Contratar um profissional para realizar o trabalho de secretaria é essencial para isso, mas você deve ficar atento a alguns detalhes. O primeiro deles é que você não deve pensar apenas em contratar alguém para ocupar a secretaria, mas sim alguém que venha facilitar sua vida. Analisar o perfil da pessoa e ver se ela se adequa a seu consultório é essencial. Essa pessoa precisa ser dinâmica, ágil e precisa resolver os problemas que aparecerem sem precisar te consultar a cada cinco minutos.
Além de cuidar de sua agenda, ela vai ser o foco de toda a otimização de seus atendimentos, pois também pode auxiliar na parte tecnológica, no arquivamento de documentos e, principalmente, no relacionamento com o paciente. Se aquela máxima de que a primeira impressão é a que conta, lembre-se que o paciente passa na recepção antes de sentar na cadeira para atendimento. Se quiser garantir um processo bem feito desde o início, invista em cursos e treinamentos para esses profissionais que te auxiliam e ganhe esse investimento de volta na forma de um atendimento mais ágil e bem executado.
3. Atualização tecnológica
Para otimizar seus tratamentos, aliar-se à tecnologia pode ser a solução que você precisa. Fique atento às novidades sobre equipamentos, materiais e técnicas, já que pequenas modificações nos procedimentos que você executa podem diminuir bastante o tempo gasto com eles. E não fique preso apenas a esse tipo de avanços tecnológicos. Quando falamos em tecnologia, nos referimos a como ela se aplica em todas as áreas, desde a recepção do paciente até depois que ele sai de seu consultório. Utilizar um software para a gestão de seu consultório, por exemplo, é um grande facilitador de tempo e organização, pois exames e documentos poderão ser preenchidos facilmente, além de manter uma pasta do paciente organizada e fácil de ser encontrada.
4. Pontualidade
Um dos principais motivos de reclamações dos pacientes são os atrasos. E aqui vamos fazer uma mea culpa: sabemos que, na maioria das vezes, eles não são causados por você. Fatores como atrasos de pacientes das consultas anteriores e atendimentos de urgência são grandes vilões nesse processo. Tudo bem, mas se você quer otimizar os seus atendimentos, precisa ter uma política bem estabelecida para esses casos. Questões de urgência precisam ser atendidas por causa da ética da saúde. Já os atrasos podem ser controlados. Se você decidiu que vai tolerar atrasos de 15 minutos e que, depois desse período, o paciente precisa remarcar a consulta, deixe isso claro para todos eles. O processo pode ser complicado no início, mas aos poucos os pacientes se acostumam e evita aquele efeito de onda que vai atrasar todos os seus atendimentos do dia.
5. Preocupe-se com o indivíduo
Uma das formas mais simples de otimizar o tratamento é trabalhar com o paciente. A começar com o básico: ele não quer apenas ser apenas mais um paciente. Ele quer ser “o” paciente e receber um atendimento individualizado. Preocupe-se em detalhar para ele as etapas do tratamento, o que será feito, a importância dos procedimentos, preços e, principalmente, transmita a calma e a confiança necessárias. Não se esqueça que seu paciente é uma pessoa e, como tal, também possui medos, anseios e dúvidas. Ainda mais sobre uma área que ele não domina, que é a odontologia. Tenha paciência e explique tudo o que achar necessário. Esse tempo gasto antes do atendimento em si vai funcionar para facilitar o processo quando ele já estiver em sua cadeira.
6. Organização de documentos/estoque
Há muita coisa a ser controlada dentro de um consultório odontológico. Você precisa se preocupar com o cadastro do paciente, os documentos, imagens, planos de tratamento, orçamentos, laudos. Isso sem falar em todos os materiais necessários para as consultas e as possíveis necessidades, como luvas, brocas e máscaras. Para otimizar seu atendimento, manter cada um desses pontos organizado é uma ajuda e tanto na hora que você precisar deles. Saber onde está um documento, por exemplo, vai economizar o tempo que você gastaria procurando. O mesmo com os materiais. Caso queira mais informações sobre o assunto, temos um ebook sobre organização de documentos que pode te ajudar bastante.
Estas são ações simples e que podem ser utilizadas de forma imediata em seu consultório para otimizar os atendimentos. Lembre-se que o paciente é fundamental para o sucesso de seu negócio e que o atendimento de qualidade, tanto na parte técnica quanto no relacionamento, é o básico que deve ser feito para que ele saia satisfeito.
