Reuniões estão intimamente ligadas à rotina de uma empresa. Seja para alinhar ações ou para apresentar novos projetos, é muito difícil fugir delas. Você já deve ter vivido algumas em seu consultório, inclusive. Como elas foram?Você acha que podiam ter sido melhores ou as considerou proveitosas? Se escolheu a primeira opção, saiba que não está sozinho. O que muita gente reclama é que as reuniões são um vórtice de consumo de tempo e muito do que é discutido não tem a ver com a reunião em si. Para ajudar a evitar que isso aconteça, reunimos aqui nove dicas para tornar suas reuniões mais produtivas.
1. A reunião é necessária?
Essa é a primeira pergunta que deve ser feita na hora de marcar uma reunião. Se ela é de rotina e acontece com uma frequência estabelecida, pode cair no piloto automático e perder a necessidade. Se o assunto a ser discutido puder ser resolvido de outra forma, não é preciso parar o trabalho de todos os envolvidos. Por isso é preciso ter em mente qual a finalidade e quais os objetivos de uma reunião antes de marcá-la.
2. Pauta da reunião
Se você decidiu que vai mesmo fazer uma reunião, pegue o objetivo principal dela e destrinche na pauta. Enumere os temas que serão abordados de forma clara e objetiva, para não deixar dúvidas aos participantes. Na própria pauta faça uma organização de acordo com a prioridade dos temas, urgência das ações e, caso seja necessário, uma prévia do que será discutido para todos se prepararem. Outra dica é já estabelecer um tempo para cada assunto, de modo a prever a duração da reunião.
3. Só os envolvidos
Se você precisa discutir algo com o cirurgião-dentista que divide o consultório com você, é preciso chamar o(a) secretário(a) para a reunião? É esse tipo de pergunta que você precisa ter em mente na hora de convidar as pessoas. Não adianta chamar todo mundo se a pauta não envolve todos. Garanta que os participantes-chave para aquela discussão estejam presentes e, além disso, chame apenas aqueles que você sabe que têm o que adicionar à discussão. Colocar todo mundo dentro de uma sala sem que todos estejam por dentro do assunto é a deixa para distrações e conversas infindáveis sobre assuntos diversos.
4. Preparação
Com a reunião marcada e a pauta feita, é hora de preparar o que será discutido. Você precisa de uma apresentação com os resultados? Faça antes da reunião. Tem que enviar algum material para os participantes lerem antes? Faça antes da reunião. Vai apresentar algum equipamento novo e precisa ajustá-lo? Faça antes da reunião. Simples assim. Deixe tudo preparado para que quando as pessoas chegarem, a discussão se foque apenas nas pautas, todos estejam preparados e não seja perdido tempo com explicações desnecessárias.
A mesma coisa vale para o ambiente da reunião. Se precisar agendar a utilização de uma sala, faça isso antes. Se foi você quem marcou, chegue mais cedo e prepare o terreno para os participantes. Deixe a apresentação no ponto, veja se há cadeiras suficientes e se tudo está conforme o esperado. Faça a sua parte para agilizar tudo.
5. Objetividade nas discussões
Muitas vezes as reuniões se estendem além do esperado por um motivo simples: distrações. Às vezes acontece dos participantes divagarem sobre o tema, fazerem círculos, discutirem, brigarem, voltarem ao normal e continuarem divagando sobre o tema. É muito comum, inclusive. Se você não prestar atenção nisso, talvez você mesmo caia nesse ciclo. Por isso objetividade é essencial. A dica mais valiosa para se focar nas discussões é usar a técnica 5W2H, que consiste naquelas perguntas básicas de técnicas jornalísticas e de textos dissertativos:
5W
- What – O que deve ser feito?
- Why – Por que deve ser feito?
- Who – Quem é o responsável pela ação?
- Where – Onde deve ser executada?
- When – Quando deve ser implementada?
2H
- How – Como deve ser conduzida?
- How much – Quanto vai custar a implementação?
Ao adaptar isso para o contexto de sua reunião você terá exatamente o problema a ser resolvido, o responsável por cuidar dele, a forma como isso será feito, o custo e um prazo de resolução. Essa parte é fundamental. Nunca deixe uma pauta ser finalizada sem decidir o que será feito com ela, o responsável e o tempo necessário.
6. Tempo para as atividades
Outro ponto que colabora para a produtividade é determinar um tempo para a discussão de cada assunto. Isso pode ser feito desde o momento da elaboração da pauta, mas precisa ser controlado durante a reunião. Esse processo é muito útil em pautas que você sabe que possuem potencial para render discussões acaloradas. Com um tempo pré-determinado você pode cortar a discussão sem parecer inconveniente, de forma a não prolongá-la demais e estabelecer uma resolução baseada no 5W2H.
7. Liderança
Se você marcou a reunião, assuma esse posto de líder. Além de tudo que falamos até agora, é sua responsabilidade conduzir a reunião, garantir que todos participem ativamente e que tenham suas ideias ouvidas. Se existe uma pessoa tímida na equipe, por exemplo, seu papel é encorajá-la a falar. Além disso, cabe ao líder da reunião finalizar as pautas de forma apropriada para que todos cheguem a um acordo.
8. Aparelhos eletrônicos
Quando falamos sobre objetividade, deixamos de lado um ponto fundamental para evitar distrações: os aparelhos eletrônicos. Eles são um problema para a concentração dos participantes e, se o uso for liberado, pode gerar desinteresse e interrupções. Precisamos deixar claro que não somos contra o uso desses equipamentos, mas sim contra os abusos. Deixar que as pessoas usem os smartphones é bom, mas desde que o uso se atenha ao assunto que está sendo discutido.
9. Ata
Se você fez tudo certinho, sua reunião deve ter sido proveitosa. Agora é cuidar para que tudo seja feito e, para isso, a ata é de extrema importância. É nela que será registrado tudo que foi discutido durante a reunião e onde serão oficializados os prazos, de forma que todos saibam exatamente o que devem fazer e não se percam no caminho. Não se esqueça de enviá-la para os participantes da reunião, pois só assim o processo estará completo.