Uma das principais reclamações da vida moderna é que 24 horas não são suficientes para nada. Quando se chega ao fim do dia, o sentimento mais comum é de que se trabalhou demais e que muitas tarefas ainda precisam ser feitas. Se você se enxergou nessa situação, não desespere. Sendo bem realistas, não há sentido reclamar dessa suposta falta de tempo. É possível se organizar e fazer tudo que precisa ser feito, sempre prestando atenção a pequenas atitudes diárias. Para te auxiliar nesse processo, trouxemos aqui 8 dicas para realizar uma gestão eficaz do tempo.
1. Planeje seu dia
Saber o que precisa ser feito e quais as prioridades do dia é a chave para ser produtivo. Para isso, liste todas as atividades pendentes e organize-as ao longo do dia. No caso dos atendimentos, você terá as informações com antecedência. Para outras tarefas, faça uma lista na semana anterior, na noite anterior ou mesmo quando você começar o trabalho, de modo a evitar perda de tempo. Anote-as em um pedaço de papel, em uma agenda ou até mesmo em aplicativos destinados a isso. No fundo, a forma como você fará isso não é o mais importante. A dica é testar vários métodos até encontrar aquele que melhor se adeque à sua realidade e, principalmente, mantê-lo funcionando. Isso que é o essencial.
2. Siga seu planejamento
Não adianta nada se planejar para, no fim, verificar que tudo continua atrasado. Para garantir que o planejamento seja cumprido, separe as tarefas por ordem de importância e complexidade. Para dar um exemplo de como fazer isso, vamos utilizar a matriz de prioridades mostrada abaixo:
As tarefas importantes e urgentes devem ser executadas com rapidez: são as crises. É, por exemplo, um paciente que chega com um problema grave e precisa ser atendido. Embora eles demonstrem uma falta de planejamento, sabemos que imprevistos acontecem e devem ser resolvidos. Mas não fique preso às crises. Sua prioridade são aquelas tarefas importantes e sem tanta urgência, que correspondem às atividades planejadas com antecedência (como os atendimentos). Só então você pode se preocupar com aquelas que são urgentes e não importantes: as interrupções. Além disso, evite ao máximo as distrações com atividades que não são urgentes nem importantes, ou seja, nada de perder tempo com joguinhos no smartphone ou com conversas no Whatsapp.
3. Calcule o tempo de cada tarefa
Com o planejamento e as prioridades definidas, calcule o tempo para executar cada tarefa. Isso te ajudará a perceber se é possível executar tudo no mesmo dia, se o número de pacientes que você atende está adequado ou se terá tempo para fazer aquela atividade extra que você pensou em adiantar. Se você perceber que uma tarefa vai gastar mais tempo do que você dispõe, por exemplo, divida-a em pequenas partes e resolva uma de cada vez.
4. Saiba falar “Não”
Um dos maiores atrasos no planejamento diário são aquelas tarefas que surgem sem serem chamadas. É aquele paciente que chega fora do horário e quer ser atendido de qualquer jeito. Ou aquele que vai a seu consultório pela primeira vez, sem horário marcado. De vez em quando você nem é a pessoa mais indicada para fazer determinada tarefa, mas ela chega até você. Para casos como esses, saiba dizer “Não”. Isso vai ser importante para manter uma rotina de trabalho ativa e sem interrupções constantes, além de dar um maior grau de seriedade para seu atendimento. Apesar disso, saiba dizer “Não” com jeito. Se não for atender um paciente atrasado, converse com calma, explique a situação e remarque. O mesmo com relação à primeira visita. É tudo uma questão de jeito e tom da conversa.
5. Saiba delegar tarefas
Você não precisa resolver tudo sozinho. Existem tarefas que podem ser delegadas para outra pessoa e te aliviar da carga diária. Às vezes são tarefas simples demais e que podem ser resolvidas por qualquer um. Ou que outra pessoa pode executá-la melhor que você. O importante é tirá-las de sua lista de tarefas do dia. Aliás, é bom lembrar que delegar tarefas não é perder o controle sobre seu consultório ou sobre as tarefas pessoais. Pelo contrário. É uma forma de aumentar seu poder de gerenciamento e dar mais relevância ao que realmente é importante.
6. Reuniões
Reuniões costumam ser pequenos monstros que engolem seu tempo sem que você perceba. Para evitar que isso aconteça, tente deixá-las mais produtivas, atendo-se à pauta proposta, estabelecendo tempo para as discussões e focando apenas naquilo que é essencial a ser discutido. Este tópico é extenso e merece um aprofundamento, que pode ser visto neste post.
7. Secretaria
Utilize a secretaria como um verdadeiro suporte para as atividades de seu consultório. Se você souber tirar o máximo do profissional que te auxilia, a economia de tempo é significativa, principalmente na relação com os pacientes, organização e controle de materiais.
8. Use a tecnologia
Com um smartphone na mão, otimizar seu tempo é simples. Existem diversos aplicativos e softwares voltados para a odontologia que vão contribuir para gerenciar seu consultório e economizar tempo. O LaudOnline é um deles. Mas nunca se esqueça que um smartphone também pode ser uma grande distração para seu trabalho, então tenha auto-controle e só o utilize durante o trabalho para fazer coisas que envolvam o consultório.
