Já falamos aqui no blog sobre a importância do planejamento e do controle financeiro para seu consultório. Agora que você sabe o porquê deve fazer, é hora de dar os primeiros passos. Trouxemos aqui cinco tópicos que devem ser observados nesse início.
1. Trace metas
Parafraseando o Gato de Alice no País das Maravilhas, se você não sabe onde quer chegar, qualquer caminho é válido. Estabelecer metas é fundamental para que você saiba quais os seus objetivos e como você pretende atingi-los. Quer aumentar os lucros? Ótimo, então crie metas que possam medir se você está no caminho certo. Reduzir os custos em 10% ou aumentar 30% o número de pacientes podem sem algumas delas, por exemplo. Como elas vão influenciar todo o futuro de seu consultório, precisam ser bem estudadas antes de implementadas. Para pensar em metas, é necessário levar quatro pontos em consideração:
- Serem específicas, de forma a não darem margem a interpretações;
- Serem realistas, pois não adianta criar metas completamente longe de sua realidade;
- Serem mensuráveis, para que você possa avaliar quantitativamente o desempenho;
- Ter prazos, pois só assim é possível mensurá-las e analisar os resultados.
Essas metas serão a base dos planejamentos de curto e longo prazo, além de poderem ser usadas no planejamento estratégico, então elabore-as com atenção.
2. Faça planejamentos de curto e longo prazo
De forma simples, existem dois tipos principais de planejamentos: os de curto e os de longo prazo. Os dois são feitos para atingirem as metas estabelecidas, levam em consideração os mesmos princípios na hora de avaliar as receitas, despesas e investimentos, porém se diferem no período trabalhado. Os planejamentos de curto prazo envolvem ações que vão ter duração de até um ano, enquanto prazos acima disso se enquadram nos planejamentos de longo prazo.
Uma outra diferença básica entre os dois é que o planejamento de curto prazo vai te ajudar a pensar o dia a dia de seu consultório, as pequenas ações e investimentos que poderão ser feitos. É ele que possibilita, por exemplo, a criação de um capital de giro e as compras de materiais.
Já o planejamento de longo prazo está mais integrado ao planejamento estratégico e vai abranger as ações de marketing, atividades de pesquisa, investimentos patrimoniais e financiamentos. Não ter esse planejamento financeiro de longo prazo é o que leva muitas empresas à falência em seus primeiros anos.
3. Fluxo de caixa
O fluxo de caixa é a principal ferramenta para realizar o controle financeiro de seu consultório e é nele que serão registradas todas as entradas e saídas financeiras efetuadas em um determinado período de tempo. Para que isso seja feito, é preciso anotar absolutamente todas as movimentações, atualizando diariamente e, se possível, sempre que a transação acontecer. Esse controle é algo que demanda disciplina, mas é só a partir dele que você vai saber exatamente como está sua situação financeira de momento.
Para fazê-lo, os métodos são os mais diversos. Há pessoas que preferem usar o papel e registrar as transações de acordo com os dias, em uma espécie de diário financeiro. Outros escolhem fazer em softwares voltados para isso (o que é nossa recomendação, pela segurança e facilidade). Independente do método, a organização e disciplina precisam ser os mesmos.
4. Não misture o pessoal com o profissional
Pode parecer uma dica simples e até mesmo boba, mas acontece bem mais do que você pode imaginar. Ter o próprio consultório exige lidar diretamente com as finanças e é muito fácil se confundir nas contas e misturar o seu dinheiro pessoal com o dinheiro da empresa. Misturar as duas contas é o primeiro passo para o descontrole e, por isso, preste muita atenção neste item.
Para que você não perca o controle, a forma mais simples é trabalhar com duas contas bancárias diferentes e, em hipótese alguma, misturar o dinheiro entre elas. Realizar um planejamento financeiro e um fluxo de caixa específico para seu consultório também são pontos-chave para evitar que os valores se confundam. Lembre-se sempre que as receitas da empresa devem cobrir primeiro as despesas da empresa. Só depois disso é que você pode pensar nas suas.
5. Análise de dados
Nada do que foi feito até agora terá impacto se os resultados obtidos não forem analisados e as decisões não forem tomadas em cima deles. Um bom relatório financeiro deve conter informações sobre a gestão de endividamento do consultório (passivo financeiro), gestão do fluxo de caixa (contas a receber e pagar, estoque, capital de giro) e gestão financeira estratégica (conformidade com o planejamento, projeção de caixa, opções de captação de recursos a curto e longo prazo). Esses relatórios precisam ter um prazo recorrente de elaboração e ser usado em todas as decisões da empresa.
Para que tudo corra bem, estes relatórios não podem contar erros de nenhuma natureza. O mais comum deles é informações incompletas, inexistentes ou imprecisas, que não podem aparecer de nenhuma maneira. Outro ponto importante é a ausência de uma interpretação dos resultados, que pode levar a uma estagnação da empresa ou até mesmo a sérios problemas de endividamento fiscal.
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