Planejar, organizar, direcionar e controlar. Esses são os quatro verbos básicos quando se fala em administração de empresas e que são os pilares para otimizar a gerência de seu consultório.
Essa ideia surgiu com Jules Henri Fayol, engenheiro de minas francês que é um dos principais personagens da teoria clássica da administração. No final do século XIX e início do século XX, o conhecimento sobre a área ainda era precário e, trabalhando para melhorá-lo, Fayol mostrou a real importância de um gestor para a empresa.
Uma de suas principais contribuições foi concluir que administrar é um processo de tomar decisões. Essas decisões estariam agrupadas em cinco categorias: planejar, organizar, comandar, coordenar e controlar.
Com o tempo esse conceito foi simplificado e hoje serve para guiar os trabalhos na área de administração. Vamos conhecer cada um deles:
Planejar
O administrador Henry Mintzberg define o planejamento como “um procedimento formal para produzir um resultado articulado, na forma de um sistema integrado de decisões”.
De uma forma mais simples, ele é a criação de uma estratégia detalhada para atingir um objetivo. Sem o planejamento, suas ações podem não gerar o resultado esperado e é por isso que ele deve ser o primeiro passo para todos os procedimentos de seu consultório.
É nessa fase que você precisa se perguntar: “Qual a melhor forma de fazer?”, “Como posso economizar recursos?”, “Dá para gastar menos tempo?”. Como esse planejamento dará o norte para as ações, suas decisões futuras utilizarão ele como base.
Organizar
Com o plano definido, é hora de colocá-lo em prática. Comece garantindo que tudo esteja em ordem para que a execução das ações seja feita da forma mais prática possível. Os materiais para o atendimento estão no lugar certo? A equipe está preparada?
O ambiente está em condições de receber o paciente? Os documentos estão arquivados corretamente? O estoque de materiais está em dia? Essas são apenas algumas perguntas que você deve se fazer para garantir que tudo está organizado e pronto para a execução. Se quiser se aprofundar no tema, nós já falamos sobre a organização de sua agenda e a organização de documentos em nossos ebooks.
É aqui também que você determinará o responsável por cada ação e em que ordem elas serão executadas. É importante deixar claro para todo mundo qual o papel dentro do trabalho a ser executado e a importância que cada um tem para o resultado final.
Direcionar
Este tópico diz muito sobre a figura do gerente. Com o planejamento pronto e tudo organizado, chega a hora de colocar os planos para funcionar.
É função do gerente (e aqui estamos falando da pessoa que gerencia, não de um cargo específico) ouvir quem está na equipe, saber conversar e motivar o time, disponibilizar os recursos necessários, delegar tarefas e garantir que tudo saia na mais perfeita ordem.
Se o trabalho anterior foi feito com excelência, você chegará nessa parte com condições para visualizar o que deve ser feito e sem perder a tranquilidade para desempenhar suas tarefas como dentista.
Vale lembrar que saber delegar tarefas não é perder o controle sobre elas, mas sim expandi-lo. Afinal, em vez de você mesmo ter que executar os trabalhos, você vai gerenciá-los. Isso te dará uma visão global do projeto e te possibilita pensar sobre ele, encontrar falhas e pontos de melhoria.
Controlar
É impossível saber se um trabalho está sendo bem executado se não há formas de medi-lo. É por isso que a fase de controlar é tão importante, pois é nela que você irá verificar se o que foi executado está próximo daquilo que foi planejado. Se o trabalho não estiver com bons resultados, por exemplo, é hora de você tomar atitudes com relação a isso.
Este é um processo dinâmico e que deve ser trabalho de acordo com a necessidade do projeto. Para isso ele pode ser feito de diversas formas, tanto manuais quanto virtuais.
Hoje em dia o mais recomendável é possuir um software que te ajude nesse processo. No caso da odontologia, um bom software deve possuir o controle eficiente dos pacientes, da agenda, além, claro, do arquivamento eficiente de exames, imagens e documentos.
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Ao levar esses pontos em consideração, a gestão de seu consultório vai melhorar consideravelmente. E apesar de parecer uma realidade distante daquela vista nas universidades e nos cursos de especialização, gerir seu empreendimento de forma correta é aquilo que te deixa próximo do sonhado sucesso profissional. É hora de começar a pensar melhor nisso.
