Durante os estudos sobre otimização do tempo, nos deparamos com um vídeo feito pelo Christian Barbosa, especialista em gerenciamento do tempo e produtividade pessoal. Ele levanta alguns pontos interessantes que gostaríamos de trazer para o contexto da odontologia e discutir com vocês.
O mote central do vídeo pode ser sintetizado a partir de uma fala do Christian, logo no início: “não é porque você tem um buraco na sua agenda que esse buraco está livre para agendar qualquer coisa. O tempo disponível não é tempo livre”. Pensando no contexto odontológico, dá para enxergar um lado bom e um ruim dessa ideia. Vamos explicar melhor.
O bom
Quando você olha para sua agenda e vê um espaço em branco, isso pode significar duas coisas. A primeira delas é um respiro ao meio da rotina corrida e que esse tempo pode ser usado para outras coisas, inclusive para descansar e organizar as coisas que estão fora do lugar. É isso inclusive que o vídeo prega. Nas palavras do Christian:
“Talvez nesse tempo era a única oportunidade que você tinha para colocar em dia os seus emails, para fazer alguma coisa que ficou atrasada, para terminar aquele projeto, aquele relatório. Enfim, para fazer as suas coisas. Para ler um pouco do seu livro, uma documentação que você tenha que estudar. Não importa o que seja. Tempo livre não é tempo disponível”.
Na teoria isso é muito bonito. É realmente importante ter um tempo para si mesmo e não se ocupar apenas com os assuntos do consultório. Inclusive defendemos que você tenha um tempo destinado para isso mas que, e aqui entra o ponto que queremos discutir, se programe para esses momentos. É possível se organizar para ter esses espaços destinados ao lazer e à organização de suas atividades. Essas coisas não precisam de ser feitas apenas nos buracos da sua agenda e é pensando sob esse ponto de vista que temos que discutir o lado ruim da ideia apresentada no vídeo.
O mau
Na nossa concepção, quando um buraco surge na agenda do consultório você está perdendo dinheiro. É isso mesmo, simples e direto. Você está perdendo dinheiro. A ideia por trás disso é bem simples. Se sua cadeira está parada, o dinheiro não entra. Além disso, esse branco na agenda impacta em quanto custa sua hora. Quando falamos sobre como calcular o custo/hora de seu trabalho, batemos na tecla da taxa de ocupação. Se você calculou que seu consultório deve ter paciente durante 90% do tempo, seu valor/hora é baseado nisso. Qualquer buraco em sua agenda vai influenciar diretamente nesse valor e, consequentemente, no tanto que você receberá no fim do mês.
É por isso que tanto defendemos a ideia do planejamento prévio, do controle eficiente de sua agenda e do retorno dos pacientes. Com esses três processos em funcionamento você conseguirá controlar melhor a taxa de ocupação de seu consultório e evitar ao máximo o problema dos buracos na agenda. É só assim que você conseguirá dosar bem o lado pessoal com o profissional, mantendo um bom nível de organização e qualidade de vida.
E a conclusão
Apesar de tudo que dissemos, os buracos na agenda vão acontecer. É inevitável. Você pode fazer o seu melhor para diminuir a taxa de ausências, mas sempre surge um paciente que não vai comparecer no horário marcado. Para não ficar sem ocupação, o que deve ser feito é aliar as duas ideias mostradas neste post. Tente evitar ao máximo os buracos, mas se eles aparecerem é para usá-los de forma consciente. Aproveite o tempo livre para se ocupar com outras atividades relacionadas ao seu trabalho, seja para organizar algo ou adiantar uma tarefa agendada. O importante é usar bem esse horário, afinal tempo livre não é tempo disponível.