O Código de Ética Odontológica prevê que o cirurgião-dentista deve “elaborar e manter atualizados os prontuários na forma das normas em vigor, incluindo prontuários digitais” (artigo 9º, inciso X) e que “é obrigatória a elaboração e a manutenção de forma legível e atualizada de prontuário e a sua conservação em arquivo próprio, seja de forma física ou digital” (artigo 17º). Já falamos aqui sobre a importância do prontuário odontológico e tudo aquilo que ele deve conter, então é hora de ver por quanto tempo esses documentos precisam ser guardados.
Como visto, o Código de Ética não prevê um prazo para o término do arquivamento. O problema é que revisitando a bibliografia odontológica também não há um consenso sobre o tempo ideal. Por isso precisamos levantar alguns pontos. O primeiro a se levar em consideração é que o prontuário é propriedade do paciente, mas deve ser armazenado pelo dentista. Caso o paciente solicite, ele pode ser fornecido e o dentista deve garantir que quem o retirou assine um documento provando isso. Caso ache mais seguro, forneça apenas uma cópia desse prontuário e faça com que o paciente assine um documento comprovando que retirou essa cópia.
Com relação aos prazos, o Código de Processo Ético Odontológico, Resolução CFO nº. 183/92, define o prazo para prescrição de infrações ética como sendo cinco anos. Porém os serviços odontológicos se encaixam na categoria “Duráveis” e, de acordo com o Código de Defesa do Consumidor, entram também na categoria de “vício oculto”, que é quando um problema pode vir a manifestar-se com a utilização extraordinária do produto, às vezes, inclusive, após alguns anos de uso.
Além disso, também há toda uma questão criminal, pois as informações sobre a arcada dentária do paciente podem ser solicitadas para identificação de corpos, por exemplo. Por causa desses pontos, a recomendação é que os arquivos sejam guardados por toda a vida do dentista e, para isso, o arquivamento online acaba sendo a melhor opção disponível atualmente. A discussão do CRO, no momento, gira tem torno da questão da certificação digital e de como provar a autenticidade desses documentos, mas ainda não há uma norma exata sobre o assunto.
Outros documentos
Infelizmente não é apenas a papelada sobre os pacientes que seu consultório precisa organizar e armazenar. Recibos de pagamentos, contas, extratos e certidões também possuem um prazo de validade para serem guardados. Consultar um contador é interessante para se ter certeza sobre essas datas, porém o site Vida Organizada, que é uma ótima fonte de consulta sobre organização em geral, fez uma lista com vários destes períodos. Veja a lista abaixo:
1 mês
- Recibos do cartão de crédito;
- Recibos de pequenas compras;
- Comprovantes de depósitos bancários.
1 ano
- Canhotos do talão de cheques;
- Extratos bancários;
- Extratos dos cartões de crédito;
- Extratos de investimentos;
- Propostas, apólices e declarações de pagamento de seguros devem ser guardadas por um ano depois do término do serviço.
5 anos
- Contas de água, telefone, luz e outros serviços essenciais;
- Recibos de pagamento de convênio médico;
- Pagamento de cursos livres;
- Comprovantes de pagamento de cartões de crédito;
- Comprovantes de pagamento de aluguel (devem ser guardados enquanto você estiver no imóvel e durante mais cinco anos depois que sair);
- Recibos de diárias de hotéis.
10 anos
- Contas de condomínio (devem ser guardadas por todo o tempo em que você estiver no imóvel e, depois que sair, durante mais 10 anos).
Para sempre
- Declarações do imposto de renda;
- Registros de imóveis;
- Testamento;
- Hollerites;
- Carnê do INSS.
Para guardar em um lugar seguro
- Escrituras;
- Apólice e cartão do seguro do carro;
- Registro e títulos do carro;Cartões do INSS;
- Passaportes;
Outros
- Documentos de consórcios (devem ser guardados até acabarem as transações);
- Notas fiscais de compra de produtos (guardar durante a vida útil do produto);
- Certificados de garantia (idem ao item acima);
- Contratos (devem ser guardados até que o vínculo entre as partes seja desfeito).
