Um dos processos constantes dentro de um consultório odontológico é a organização de documentos. Dentre os diversos motivos para se preocupar com isso, deixar seu consultório em ordem é prova de profissionalismo e agiliza a forma como você usa seu tempo. Até porque o número de documentos só aumenta com o chegada de novos pacientes e todos precisam ser devidamente arquivados para evitar perdas. Como consequência, o volume de informações também cresce e você precisa aprender a gerenciá-las melhor. É aqui que precisamos conversar sobre digitalização.
Ela nada mais é do que transformar os documentos de seu consultório em versões digitais, trabalhando em sintonia com o mundo em que vivemos e com o arquivamento de informações na nuvem. Para exemplificar o porquê de se digitalizar documentos, reunimos cinco argumentos para te mostrar as vantagens desse processo.
1. Economia de espaço
Esse é o argumento mais simples de ser entendido. Para isso, pense em seu consultório hoje. Agora imagine-o sem os arquivos de fichas de pacientes, anamneses, exames, registros fotográficos e diversos outros documentos que você pode ter. Conseguiu imaginar o espaço que você ganhará com isso? É nisso que a digitalização dos documentos vai te ajudar.
2. Agilidade na busca
Durante o processo de digitalização, todas as técnicas de organização de documentos continuam em voga, mas com a vantagem de que todos os documentos serão arquivados em um único lugar. Isso traz uma velocidade bem maior na hora de procurar qualquer informação, que pode ser encontrada com uma simples busca em seu computador ou no software de gestão odontológica que você utiliza.
3. Padronização visual
Essa é uma vantagem exclusiva dos softwares de gestão. Quando você utiliza um papel timbrado em seu consultório, é comum imprimir uma grande quantidade, por questão de economia. Mas o que acontece caso você mude sua identidade visual? Tem que trocar toda a papelaria e ainda terá vários documentos arquivados com a antiga. No caso de um software, quando você altera seu timbrado, isso é refletido em todos os documentos que você já produziu e que ainda irá produzir, sem nenhum tipo de gasto.
4. Segurança extra
Um risco presente nos documentos físicos é o de perdê-los ou acontecer algum acidente com eles. Derramar alguma coisa, amassar ou simplesmente se esquecer do lugar onde você deixou um exame. Esses são apenas alguns exemplos de situações mais comuns do que você pode imaginar e que poderiam ser evitadas se os documentos estivessem digitalizados. Se você ainda quiser uma forma extra de segurança, há o armazenamento em nuvem, que garante que seus documentos estarão a salvo mesmo que seu computador entre em curto e exploda.
5. Envio facilitado
Quando você trabalha apenas com documentos físicos, enviá-los para o paciente é sempre um problema. Ou você tira um xerox ou precisa fazer duas cópias de cada um. É um processo trabalhoso que seria resolvido com apenas alguns cliques caso os documentos estivessem digitalizados. Nesse caso você pode enviá-los por email com facilidade e a garantia de que seu paciente também não vai perdê-lo.
Como fazer?
Agora que já mostramos a importância de se ter os documentos digitalizados, vamos conversar sobre as duas formas principais de se fazer isso. A primeira envolve fazer uma cópia digital dos documentos que você produz, através de um scanner ou algum equipamento do tipo. Isso implica ter todos os documentos duplicados, o que pode até aumentar a segurança, mas não evita a perda de espaço físico, o que torna a redundância desnecessária.
A segunda forma é mais simples e envolve a produção dos documentos diretamente em um meio digital. O meio mais indicado para isso são os softwares de gestão voltados para odontologia, como é o LaudOnline. Eles te permitem um gerenciamento completo de seu consultório e ainda arquivam com segurança os seus documentos. Escolha aquele que mais se encaixa em sua realidade e veja o quão simples pode ser esse processo de digitalização.
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