A gente já falou bastante sobre a importância de se manter o consultório organizado e demos dicas de como se fazer isso. Nesses posts apenas pincelamos as formas existentes para organizar documentos e agora vamos falar mais especificamente um dos principais: o método GTD.
Em seu livro Getting Things Done (lançado no Brasil como A arte de fazer acontecer), David Allen, consultor especializado em gestão do tempo, criou toda uma metodologia baseada no registro e armazenamento de informações, com o objetivo de tornar esse processo o mais simples e divertido possível.
O principal ponto do GTD é a rápida categorização daquilo que precisa ser feito e uma decisão igualmente rápida de quando será feito. A ideia é não adiar nenhuma parte da organização, de forma a evitar que a execução seja prejudicada. De forma simplificada, o GTD é baseado no seguinte fluxograma:
Calma, vamos explicar com mais detalhes como funciona esse tipo de organização.
“Tralhas” é tudo aquilo que pode chegar até você como estímulo: projetos, compromissos, relatórios, reuniões, finanças, clientes, marketing, tarefas, recados, manutenção do consultório etc. Como o foco deste post é a organização de documentos, vamos falar apenas neles, mas saiba que este método é aplicável para tudo em sua vida.
Quando um papel ou arquivo digital chegar até você, a primeira coisa a se fazer é analisar se ele tem importância e o que deve ser feito com ele. Se for inútil, descarte-o. Se for útil, mas não for uma tarefa (como arquivos de referência ou materiais para revisão), arquive-o em um lugar específico para isso.
Se ele for útil e precisar ser executado, nós passamos par a fase seguinte do fluxograma. Caso seja um projeto maior, divida-o em pequenas ações e estabeleça um prazo para a execução de cada uma delas. Essas definições já vão direto para a próxima fase do fluxograma, em que vamos definir o quão rápida é a execução da tarefa.
Um dos princípios básicos do GTD é que, se algo vai gastar menos de 2 minutos para ser feito, então faça logo. Se você precisa enviar um documento por email para um paciente, por exemplo, faça isso logo. Esta é uma tarefa rápida de ser feita e que, se deixada para depois, pode ser facilmente esquecida em meio a tarefas maiores.
Se não for possível executá-la em menos de 2 minutos, veja se você pode delegar. No caso de ligar para confirmar informações sobre um paciente, por exemplo, você pode deixar com sua secretária. Caso não possa delegar, como no preenchimento de um prontuário ou de um laudo, defina até quando essa tarefa precisa ser executada e coloque a informação na agenda, de modo a se manter atento aos prazos.
Este foi apenas um pequeno resumo do que David Allen diz em seu livro, por isso recomendamos que vocês leiam mais sobre o material original e experimentem a técnica. Há diversas formas de aplicar o GTD, desde a utilização de pastas físicas até as completamente virtuais. Você precisa testar várias delas para saber qual melhor se adequa a você.
