Dentre os diversos bens que você possui em seu consultório, nenhum deles é mais valioso e tem tanta importância quanto a agenda. Ela pode parecer algo insignificante frente ao todo, mas é a grande responsável por controlar o fluxo de atendimento e registrar o histórico de seus pacientes. E se a gente já falou bastante sobre como gerenciar o tempo e como não perder o controle da agenda, agora precisamos falar sobre os diversos tipos que existem e como escolher a que melhor se adeque a seu consultório. Para podermos escolher o tipo, porém, é preciso pensar em como você deseja visualizar essa agenda.
Há três opções disponíveis no mercado: diária, semanal e mensal. As agendas diárias mostram todos os compromissos do dia em apenas uma página e têm a vantagem do espaço disponível, que te permite encaixar diversos compromissos e detalhar cada um, facilitando a visualização.
As agendas semanais são as mais usadas nos consultórios odontológicos por possibilitar o acompanhamento de toda a semana do profissional e uma visão rápida sobre o todo. As agendas mensais são menores e apresentam menos espaço, porém são ideais para compromissos pontuais e planejamentos a longo prazo.
Todos os tipos de agenda que vamos mostrar abaixo possuem essas três variações que mostramos. No caso das agendas de papel, você escolhe o modo de visualização no momento da compra, sendo que a agenda a ser comprada depende basicamente dessa escolha. Nas virtuais/online, geralmente há a possibilidade de variar entre as visualizações, te dando a opção de escolher a que você mais gostar.
Agendas de papel
Este é o tipo mais comum de agenda e pode ser encontrado em qualquer papelaria. Sua diferenciação é feita, basicamente, pela forma de visualização dos dias e, como dissemos, essa precisa ser sua primeira escolha na hora de comprar uma agenda de papel. As versões semanais são as mais usadas e as mais práticas para os dentistas, mas nada te impede de escolher outros modelos.
Dentre as vantagens desse tipo de agenda estão a simplicidade na hora do registro e a facilidade de consulta dos compromissos. Porém ela traz diversas outras desvantagens, sendo que a principal é a portabilidade. Dificilmente você sairá do seu consultório com a agenda debaixo do braço, então se quiser saber o horário de determinado compromisso vai precisar ligar para sua secretaria e descobrir.
Outro ponto é a fragilidade dela, que pode ser avariada até mesmo após uma queda. Se o dano for mais sério, as informações ali registradas não poderão ser recuperadas e você perderá uma parte essencial do seu trabalho.
Agendas virtuais
Quando se fala de agendas virtuais, existem duas categorias principais: as instaladas no computador e as online. Neste tópico vamos falar apenas da primeira. Sua principal vantagem com relação à agenda de papel é a facilidade no registro e arquivamento de informações. Ela não ocupa espaço físico, pode ser consultada/editada mais rapidamente e seus dados estarão seguros.
O detalhe crítico é que elas continuam com o mesmo problema das agendas de papel: a disponibilidade. Como elas são instaladas, consultar um compromisso ainda precisa ser feito no lugar em que ela está, o que pode gerar um gasto desnecessário de tempo.
Outro ponto crítico é que caso aconteça qualquer problema com seu computador, você não conseguirá acessar as informações e elas serão perdidas. Essas agendas podem ser ou não voltadas para a odontologia, sendo que as da área odontológica são mais adequadas para um consultório do que uma genérica.
Agendas online
Apesar de estarem contidas na categoria “agendas virtuais”, as agendas online possuem algumas características que as tornam únicas. A primeira delas é a facilidade de acesso, já que a maioria pode ser aberta através de qualquer dispositivo com acesso à internet.
Isso evita, por exemplo, que você tenha que ligar para a secretária e descobrir se tem ou não uma consulta marcada para determinado horário. Outra vantagem é a sincronização automática. Se seu ajudante estiver na secretaria e marcar algo na agenda, você pode conferir de dentro do consultório, por exemplo. O maior exemplo deste tipo de agenda é o Google Calendar e as agendas da Apple, que já sincronizam todos os compromissos com seus dispositivos compatíveis.
Agendas online voltadas para a odontologia
Uma evolução das agendas online, elas são completamente adaptadas para o ambiente da odontologia. Além de trazer todas as características das online, boas agendas desse tipo realizam uma integração automática com a ficha de cadastro e com o prontuário do paciente, te possibilitam registrar o status da consulta, fazer um controle eficiente de retornos e até mesmo verificar as estatísticas sobre a frequência do paciente.
Além disso, geralmente elas têm um sistema de confirmação automática de consultas. Assim, os pacientes recebem lembretes da consulta por email e sms, e podem confirma ou cancelar a consulta pelo diretamente celular ou computador.
Outro ponto é a segurança dos dados, que são armazenados em nuvem e não correm o risco de serem perdidos em caso de defeito no computador. A agenda do LaudOnline é um bom exemplo disso. Caso opte por esse tipo de agenda, entenda quais as melhores formas de otimizá-la para o dia a dia de seu consultório e aproveite ao máximo as possibilidades que ela te permite.
