Para proporcionar um bom atendimento a um paciente, é preciso conhecê-lo bem. É impossível oferecer um tratamento único para alguém sem saber quais os gostos, as expectativas e o histórico do tratamento. Há um post aqui no blog que fala exclusivamente sobre essa importância, inclusive.
Naquele post falamos sobre quais tipos de informações podem ser absorvidas no contato com o paciente e que devem ser usadas para proporcionar um atendimento único. Dentre elas, existem algumas que não precisam ser registradas e ficam como base para as conversas e as formas de abordagem. Outras, pelo contrário, precisam ser arquivadas e guardadas para consultas futuras. É sobre elas que vamos falar aqui.
Antes de começarmos, porém, é preciso destacar a importância de armazenar essas informações de forma organizada. O motivo disso é óbvio, já que ter esses dados em um único lugar e em ordem é essencial para que você encontre as informações rapidamente. Você pode organizá-las tanto em arquivos físicos, com fichas para cada procedimento, quanto em softwares de gestão como o LaudOnline. O importante é que você as mantenha em ordem.
Agora podemos falar das principais informações que você precisa armazenar sobre seu paciente:
1. Dados de cadastro
Aqui entram todas as informações básicas sobre o paciente e aquelas que podem ser úteis em algum momento da comunicação. Nome, telefone e email são essenciais para o contato imediato. O endereço completo pode ser útil no envio de alguma correspondência ou cobrança. Armazenar uma foto te ajuda a lembrar rapidamente quem é a pessoa. Redes sociais te mantêm o contato com o paciente durante e após o tratamento. Enfim, são vários dados que podem ser adquiridos no momento do cadastro e cabe a você avaliar quais são mais importantes para as estratégias de seu consultório.
2. Planejamento
Quando o paciente aprova um plano de tratamento, é necessário dedicar um tempo para planejar as consultas com cuidado. Sentar e estruturar o que deve ser feito em cada uma delas, o tempo que será gasto, quais procedimentos serão executados. Essas informações precisam ser arquivadas e servirão como fonte para o que será executado, além de funcionar como ponte para o controle de retornos. É graças ao arquivamento desse planejamento que você pode garantir que o atendimento continue voltado para as necessidades do paciente até o final.
3. Histórico do tratamento
Para fazer um bom tratamento, é preciso antes conhecer o histórico dental do paciente. Muito disso é conseguido através das primeiras consultas e dos exames preliminares, porém ele também pode ser obtido a partir dos históricos. Se é um paciente que se consulta com você há muito tempo, esse histórico é de sua responsabilidade e precisa ser atualizado sempre que ele retornar. E ele não funciona apenas para casos antigos, mas para aqueles em que você está trabalhando. Como são vários pacientes por dia, é normal se esquecer dos detalhes no período de uma consulta para outra. Por isso que manter o histórico é tão importante.
4. Pagamento
Outro ponto que precisa de um registro detalhado é com relação à parte financeira. Ter o registro de todas as transações executadas pelos seus pacientes é útil na hora de fazer o planejamento e o controle financeiro, mas é essencial na hora de lidar com as inadimplências. Sem esses dados você passa a confiar apenas na memória, o que pode enganar e te fazer perder dinheiro.
5. Histórico de marcações
Para finalizar, também é interessante saber qual o histórico de marcações de um paciente. Ter a informação de quantas vezes ele faltou, se costuma remarcar com frequência ou se tem pontualidade britânica serve como base para diversos procedimentos em seu consultório. Com essas informações você pode, por exemplo, dar um desconto para aqueles pacientes que cumprem os prazos estabelecidos. Ou aprender a lidar melhor com um que tenha a agenda conturbada.
Concluindo
É lógico que apenas ter os dados arquivados não significa nada. É preciso tê-los e, principalmente, saber analisá-los de forma adequada. Veja como a estratégia montada para seu consultório pode te ajudar e foque naquelas informações que serão necessárias para seu caso, pois só assim você poderá proporcionar um atendimento único para seu paciente.
