Quando se fala sobre o ambiente do consultório odontológico, é preciso pensá-lo como um todo. Se a gente já falou bastante sobre os motivos de se deixar o consultório organizado, chegou a hora de pensarmos no paciente e no fluxo de atendimento odontológico que ele segue.
Aqui não vamos falar da parte técnica, pois o especialista nisso é você. Nós queremos focar apenas na gestão e naquilo que envolve o atendimento, no que pode transformá-lo em uma experiência única.
E aqui não há regras que digam quais passos devem ser seguidos, pois cada consultório é único. O que vamos mostrar é o que aprendemos com a prática de nossos clientes, em um fluxo que se repete na maioria deles e que funciona no dia a dia. Vamos conversar sobre ele.
O Fluxo de Atendimento Odontológico
1. Quando o paciente chega
O paciente ligou para seu consultório e quer marcar a primeira consulta. Ótimo. Nesse caso, o primordial é armazenar as informações básicas sobre ele, de modo a conseguir entrar em contato no futuro.
No caso de um paciente que chega até sua recepção, faça um cadastro um pouco mais detalhado, com as informações que você julgar necessárias. Isso pode ser feito em fichas de papel ou em softwares de gestão que são voltados para a odontologia, como o LaudOnline. Não se esqueça de deixar esses registros organizados e, principalmente, de mantê-los assim.
De posse dos dados básicos, é hora de agendar a consulta de seu paciente. Evite conflitos de horários e explique a ele a política de atrasos, caso ela exista. Quando essa consulta estiver próxima, envie lembretes para o paciente e faça de tudo para confirmar a consulta com ele.
2. Aplicando exames
Quando o paciente chega para a primeira consulta, é necessário realizar uma série de exames para identificar o histórico médico e dental, de forma a orientar seu trabalho. Aplicar e arquivar exames (como a anamnese, por exemplo) precisa ser um procedimento prático, eficiente e personalizado. Faça isso em um formulário próprio ou em um software que te permita criar e personalizar modelos de exames e acessá-los de maneira rápida e fácil no futuro.
3. O plano de tratamento
Hora de definir quais os procedimentos deverão ser realizados. Descreva o que será feito, atribua valores para cada um deles e uma data de validade para o plano. Esta é de extrema importância, já que você não sabe exatamente quando o paciente irá retornar e os valores podem acabar sendo reajustados com o tempo. Este é um documento que serve de base para que você planeje o tratamento e como guia para o paciente, portanto deve ser elaborado com cuidado e armazenado de forma adequada.
4. Prontuário
Nessa etapa você vai descrever com detalhes o que será realizado em cada consulta. Esse processo é importante porque facilita na hora do atendimento, já que você saberá exatamente em que ponto o tratamento parou, quais materiais deve deixar separados e quais procedimentos vai seguir. Também é muito útil na hora de agendar uma consulta, por contribuir com o controle de retornos. Mas o prontuário não é apenas isso. Ele deve conter a ficha clínica do paciente e os documentos suplementares.
5. Finanças
Esse ponto é fundamental para a saúde financeira de seu consultório. Um controle rigoroso de todas as despesas e receitas que você gera é determinante para o seu sucesso profissional, pois só assim você saberá quando pode realizar investimentos ou cortes nos gastos. Não se esqueça de controlar os pagamentos de seus clientes e cobrá-los quando necessário, pois só assim seu consultório poderá terminar o mês no azul.
6. Registros e documentações
Terminado o tratamento, registre o que foi realizado. Essa documentação serve tanto como arquivo no histórico do paciente quanto para enviar a outro profissional. Opte por um arquivo físico ou um arquivo digital, de modo a manter todos os documentos em segurança e pelo período que determina a lei.
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Como foi dito no início do post, não há uma fórmula mágica que diga qual o fluxo de atendimento odontológico ideal dentro de um consultório odontológico. O que mostramos aqui é aquilo que observamos como o mais comum e aquilo que realmente funciona em diversos outros consultórios. Faça seus testes, adapte e, principalmente, pense em cativar o seu paciente. Ele é o foco de todo o trabalho e precisa ser tratado como tal.
