Editando as Informações da Clínica
O primeiro passo para deixar seu LaudOnline pronto para te ajudar a organizar a clínica odontológica é definir as informações cadastrais da clínica.
Para isso, clique no nome da clínica no menu superior do LaudOnline.
Você será levado para uma página com as informações cadastrais da clínica como nome, razão social, endereço, etc. Algumas delas já foram preenchidas durante o cadastro. Edite aquelas que possam estar erradas e preencha as demais.
Definindo o Papel Timbrado
Após editar as informações cadastrais da clínica, chegou a hora de definir o modelo de papel timbrado para os documentos gerados pelo sistema.
No menu lateral do LaudOnline, clique em Configurações > Papel Timbrado.
Primeiramente você deve selecionar a cor exata ou que mais se aproxima da cor primária da identidade visual da sua clínica (logo, cartões, …).
Definida a cor, escolha dentre os modelos abaixo da caixa de seleção da cor aquele que mais lhe agrada. Note que a diferença entre os modelos é a posição das informações da clínica e do profissional.
Cadastrando a Equipe
Uma parte vital das configurações iniciais é cadastrar a equipe da sua clínica. Devem ser inseridos os todos os profissionais: dentistas, secretárias, gerentes, etc.
Para acessar o cadastro da equipe, no menu lateral clique em Configurações > Equipe.
Cadastrando um Usuário
Os usuários no sistema são divididos em dois tipos: dentista e secretária/administrador. A única diferença entre os dois tipos é que para o primeiro é criada uma agenda de atendimento e no segundo não.
Para cadastrar um novo usuário, basta clicar em +Usuário e em seguida selecionar o tipo do usuário conforme descrito acima. Na janela que se abrir, você deve preencher o email, nome e o grupo de usuários ao qual o usuário irá pertencer.
Falaremos mais sobre o grupo de usuários no próximo tópico. Por agora, apenas escolha um dentre o três já pré-cadastrados de acordo com a função do profissional na clínica: Administradores, Dentistas e Secretaria.
Após terminar de preencher os campos e clicar em salvar, será encaminhado um convite para o usuário no email que você informou. Ele deve acessar o email e clicar no link para aceitar o convite para entrar na clínica. Esse mecanismo serve para dar segurança e evitar que você acabe convidando alguém indevidamente para acessar os dados da sua clínica.
Peça-o para checar a caixa de spam, aba de promoções ou lixo eletrônico caso não encontre o convite. Assim que ele clicar no link de ativação no email enviado, ele já terá acesso a clínica. Até lá, o convite fica pendente.
Grupos de Usuários
Na tela de cadastro da equipe você irá se deparar com os grupos de usuários do sistema. Por padrão são apresentados os grupos Administradores, Dentistas e Secretaria, mas você pode criar outros se desejar.
Esses grupos tem por objetivo definir permissões de acesso a partes do sistema para os usuários do grupo. Assim fica restringir o acesso ao financeiro da clínica para usuários que não devem visualizá-lo, por exemplo.
A princípio, os grupos padrão são suficientes, mas se quiser criar outro, basa clicar em + Criar Grupo no menu superior da tela de configurações da equipe.
Definindo as Permissões de Acesso
No LaudOnline você pode determinar o que cada usuário consegue ver e fazer. Conforme expliquei anteriormente, essa definição não é feita para cada usuário em si, mas para o grupo ao qual ele pertence.
Para definir as permissões de um grupo, basta clicar sobre o nome do grupo. Você será levado para a tela abaixo.
As permissões são definidas por módulo dentro do sistema: agenda, financeiro, prontuário, etc. É possível escolher o nível de acesso do grupo dentre as opções abaixo:
- Acessar: permite que o usuário do grupo acesse o módulo e crie novas informações a partir dele. Com esta permissão, o usuário visualizará apenas os dados criados por ele.
- Visualizar: permite que o usuário do grupo tenha acesso ao módulo e veja todas as informações inseridas. No entanto, ele só pode editar as informações inseridas por ele.
- Editar: permite que o usuário do grupo tenha acesso ao módulo e veja/edite todas as informações inseridas.
- Sem Acesso: para definir que o grupo não tenha acesso ao módulo, basta clicar sobre a opção de permissão selecionada, fazendo com que nenhuma opção esteja marcada.
Finalizada a definição de permissão para o grupo, não se esqueça de clicar em Salvar no menu superior.
Alterando o Grupo do Usuário
Em algum momento pode ser necessário mudar o usuário de grupo. Você pode fazer isso clicando e mantendo pressionado sobre cartão do usuário, e em seguida arrastando o cartão do usuário para o grupo desejado.
Pronto! Agora ele já terá todas as permissões definidas para este grupo.
Tabelas de Procedimentos
No LaudOnline você pode cadastrar as tabelas de procedimentos da clínica. Elas serão utilizados na hora de definir o plano de tratamento dos pacientes.
Para cadastrar uma tabela clique em Configurações > Tabelas de Procedimentos no menu lateral esquerdo do sistema.
Na tela que se abrir, preencha o nome da tabela e uma breve descrição.
Após clicar em salvar, você será levado uma tela para inserir os procedimentos. Para isso, clique em +Procedimento. Uma linha com campos aparecerá na tabela abaixo para você preencher as informações do procedimento. Terminando de preencher, clique no botão de confirmar no final da linha.
Canais de Marketing
Os canais de marketing as fontes de captação de clientes. Eles são extremamente importantes para definir e desenvolver a estratégia de captação de clientes da sua clínica.
Durante o cadastro do paciente é possível definir como ele conheceu a clínica. Com essas informações o sistema gera relatórios de quais estratégias de marketing estão dando os melhores resultados.
O LaudOnline já apresenta alguns canais de marketing padrão, mas você pode adicionar novos acessando Configurações > Canais de Marketing no menu lateral esquerdo e em seguida em +Canal.
