Já falamos aqui no blog sobre todas as funcionalidades do plano de tratamento do nosso software odontológico.
Neste post quero te apresentar como você deve utilizar esse módulo do sistema para planejar os tratamentos de seus pacientes.
Planejamento do Tratamento
O planejamento do tratamento do paciente geralmente é feito na consulta inicial.
Durante esta consulta o profissional faz uma avaliação da saúde bucal e necessidades do paciente para determinar os procedimentos a serem realizados.
Aqui é importante listar todos os procedimentos necessários ao tratamento do paciente, mesmo que a intenção dele não seja realizar todos agora.
Adicionando um Procedimento
Para adicionar um procedimento, basta clicar sobre o elemento (dente, arcada superior, arcada inferior, …) no odontograma. Após clicar, uma linha será adicionada abaixo do odontograma.
Para selecionar o procedimento a ser realizado basta começar a digitar na linha reservada para isso e o sistema irá apresentar as opções. Os procedimentos são carregados das suas tabelas particulares e de convênios previamente cadastradas.
Também é possível definir o profissional que irá realizar o procedimento, se será pelo convênio ou pagamento particular e editar o valor padrão para o procedimento.
Mesmo procedimento para vários elementos
Uma funcionalidade que ajuda muito na hora de definir os procedimentos do plano de tratamento do paciente é a seleção múltipla. Ela acelera muito a elaboração do plano quando é necessário realizar um mesmo procedimento para vários elementos.
Para isso você deve começar a digitar o nome do procedimento e selecioná-lo no campo da seleção múltipla. Em seguida, basta clicar sobre todos os elementos para os quais o procedimento será realizado.
Removendo um Procedimento
Para remover um procedimento é necessário que ele não esteja aprovado no plano de tratamento. Se estiver, na coluna ações da listagem dos procedimentos, você deve clicar no ícone para desaprová-lo e em seguida na lixeira para removê-lo.
Gerando um Orçamento
Por diversas vezes, os pacientes fazem a consulta inicial. mas não fecham o tratamento imediatamente. Nestes casos é importante gerar um orçamento para que ele possa levá-lo e ter consigo o plano de tratamento com os procedimentos, valores e condições de pagamento oferecidas.
Para gerar um orçamento você deve clicar na caixa de seleção dos procedimentos desejados. Neste momento, na parte inferior do plano de tratamento irão aparecer alguns campos mostrando os totais, um campo para oferecer um desconto (em reais ou % do total) e um campo para acrescentar observações no orçamento.
No campo de observações podem ser inseridos quaisquer detalhes pertinentes ao plano de tratamento do paciente ou condições de pagamento, como parcelamento, etc.
Definido tudo, é só clicar no botão Gerar Orçamento no menu superior do planos de tratamento.
O orçamento gerado pode ser impresso ou enviado por email para o paciente.
Aprovando o Plano de Tratamento
Se você e o paciente já chegaram a um acordo sobre os procedimentos que serão realizados e sobre como o tratamento será pago, chegou a hora de aprovar o plano de tratamento.
Você deve selecionar os todos os procedimentos que serão realizados, os quais já foram previamente definidos no plano, e em seguida clicar no botão Aprovar no menu superior do plano de tratamento.
Em seguida, uma janela se abrirá para definir as condições financeiras do tratamento. O valor total do tratamento já é previamente calculado, de acordo com os procedimentos selecionados.
Você deve definir os seguintes campos:
- Forma de pagamento: dinheiro, cartão de crédito, etc.
- Vencimento: a data de vencimento dos pagamentos, parcelas.
- Conta: a conta contábil do financeiro da clínica para qual os pagamentos vão. Por exemplo: Principal, Banco do Brasil, Itaú, Caixa Recepção, etc.
- Categoria: a categoria financeira dos pagamentos. Por exemplo: Ortodontia, Clínica Geral, Implantodontia, etc.
Opções Adicionais
Você pode expandir os campos das opções adicionais clicando em +Opções para definir o profissional do plano de tratamento, caso seja apenas um, para vincular os pagamentos a ele. Isso facilita na hora de calcular o comissionamento ou divisão dos lucros depois.
Também é possível selecionar o convênio e acrescentar observações que serão vinculadas ao pagamentos no financeiro da clínica.
Parcelamento
Para os casos em que o paciente for parcelar o pagamento do tratamento, é possível definir isso no sistema clicando na opção Parcelar.
Aqui é possível definir um valor para entrada e uma quantidade de parcelas adicionais. Os valores das parcelas são calculados automaticamente e elas entram no financeiro da clínica nos meses correspondentes a partir da data de vencimento definida anteriormente.
Repetição
Essa opção geralmente é utilizada para tratamentos de ortodontia nos quais o paciente paga uma mensalidade ou taxa de manutenção.
Através dela é possível gerar vários pagamentos iguais em vários períodos sequenciais, a começar pela data de vencimento definida anteriormente. Para isso, basta definir a quantidade de repetições e a periodicidade das repetições. O mais comum é utilizar a periodicidade mensal.
Gerando um Contrato
Definidas todas as informações do plano financeiro do tratamento é só clicar em Salvar.
Em seguida, uma janela se abrirá perguntado sobre o desejo de gerar um contrato. Ao clicar em sim, um documento será gerado contendo todas as informações do plano de tratamento do paciente e o plano de pagamento definido.
Este documento pode ser impresso ou enviado por email para o paciente.
Histórico de Procedimentos
Os procedimentos que são necessários de serem realizados no paciente, mas que por algum motivo ele optou por não realizar agora ficam listados no plano de tratamento. Esse histórico é importante para lembrar ao dentista que alguns procedimentos ficaram pendentes em uma consulta futura.
Na caixa de seleção que fica a direita da tela, entre o odontograma e a listagem dos procedimentos é possível selecionar a opção para que sejam exibidos apenas os procedimentos não aprovados.
No sistema existe um relatório que mostra todos os pacientes com procedimentos pendentes, o qual pode ser utilizada pelos profissionais da clínica para convidar os pacientes a realizá-los, garantindo a saúde bucal dos pacientes e um fonte de receita que sem esse lembrete não se concretizaria.
Contratos e Orçamentos Arquivados
Todos os orçamentos e contratos gerados para o paciente no sistema ficam armazenados na área de arquivos do módulo de plano de tratamento. Para acessar a listagem de documentos, é só clicar em Arquivos no menu superior.
