Já falamos aqui no blog sobre todas as funcionalidades do financeiro do nosso software odontológico.
Neste post, quero lhe apresentar de maneira rápida um checklist para configurar e utilizar o financeiro do LaudOnline para organizar o controle financeiro em sua clínica.
Por quê seguir esse checklist?
Um dos processos vitais para o sucesso de uma clínica odontológica é a gestão financeira do negócio.
Controlando bem as finanças você consegue garantir um lucro previsível para o negócio, evitar juros abusivos de empréstimos, remunerar bem os funcionários e investir cada vez mais na ampliação e qualidade do atendimento aos pacientes.
Mãos à obra!
Separei esse checklist em três tipos de atividades de acordo com a frequência que devem ser realizadas:
- Configuração – tarefas realizadas uma única vez para começar a utilizar o módulo Finanças
- Operação – tarefas que devem ser executadas diariamente
- Análise e correção – tarefas que devem ser executadas uma vez por mês
Configuração – uma única vez
Cadastre as Contas Contábeis
Todo bom controle financeiro exige um plano de contas para separar os “locais” onde o dinheiro está armazenado.
As contas podem ser dos tipos:
- Bancárias: Banco do Brasil, Itaú, Bradesco, etc.
- Outro local: Caixa da Recepção, etc.
- Com finalidade específica: Reserva Emergência, Investimentos, etc.
Aqui não é necessário complicar muito. Na verdade, quanto mais simples esse plano de contas melhor para a gestão no dia a dia. Se sua clinica for pequena (até 10 colaboradores), uma única conta chamada Principal já é suficiente.
Para cadastrar uma conta basta clicar em Contas no menu superior do financeiro e em seguida em +Conta. Na janela que se abrir, defina o nome, o valor inicial e uma breve descrição sobre essa conta.
Cadastre as Categorias
Um outra parte importante para um bom controle financeiro é o cadastro das categorias financeiras. Elas tem como objetivo organizar melhor os registros financeiros e possibilitar a geração de relatórios mais detalhados.
As categorias são divididas em dois tipos: categorias de receitas e de despesas.
Exemplos de Categorias de Receitas
- Atendimento: receitas provenientes dos atendimentos ao pacientes;
- Empréstimos: dinheiro proveniente de empréstimos bancários ou com pessoas físicas;
- Aportes: dinheiro proveniente de capital dos sócios.
Exemplos de Categorias de Despesas
- Administrativo
- Marketing
- Material Odontológico
- Laboratório
- Impostos
- Funcionários
- …
Para cadastrar uma categoria basta clicar em Categorias e em seguida em +Categoria no menu superior do financeiro. Na janela em que se abrir, você deve definir o nome, o tipo (receita ou despesa) e uma breve descrição.
O campo Subcategoria de pode ser utilizado para indicar que esta é uma subcategoria de outra criada anteriormente. Por exemplo, Material de Escritório pode ser uma subcategoria de Administrativo.
Novamente aqui mantenha a simplicidade. Criar muitas categorias e subcategorias pode deixar a gestão financeira complexa e pouco efetiva. O sistema traz algumas categorias padrão que, de maneira geral, já são suficientes para a maioria das clínicas.
Operação – todos os dias
Cadastre as Despesas
O primeiro passo para organizar a gestão financeira da sua clínica é cadastrar as despesas fixas da clínica. Assim já é possível ter uma previsão das despesas para os próximos meses ou anos e não ser pego de surpresa.
Despesas Fixas
Exemplos de despesas fixas são: conta de água, luz, internet, aluguel, salário da secretária, etc.
Para cadastrar as despesas você deve clicar em Transações no menu superior. Em seguida você deve selecionar a aba de despesas na janela em que se abrir (por padrão abre na aba de receitas) e no botão +Despesa.
Ao clicar no botão, uma modal irá se abrir para que sejam inseridas as informações da despesa. Você deve informar obrigatoriamente os campos com *
Como estamos falando de despesas fixas, uma funcionalidade do LaudOnline que ajuda muito é a opção Repetir. Ao selecionar essa opção você define a quantidade de repetições e a periodicidade.
Por exemplo, se você quiser lançar a despesa referente ao aluguel do espaço da clínica para o próximo ano, basta colocar 12 repetições e selecionar a periodicidade mensal. Assim, a partir da data de vencimento informada, serão lançadas 12 transações nos meses subsequentes.
Demais despesas
Você também deve cadastrar as despesas que não são fixas. Aqui basta ir inserindo a medida que elas forem surgindo, sem utilizar a opção.
Caso a despesa esteja parcelada, você pode informar a quantidade de parcelas que o sistema se encarrega de dividir em parcelas iguais e lançar nos meses correspondentes a partir da data de vencimento informada.
Se as parcelas não forem iguais, lance normalmente e depois edite as que desejar.
Cadastrando as Receitas
As receitas provenientes dos tratamentos dos pacientes devem ser cadastradas através do plano de tratamento. Os pagamentos referentes aos procedimentos aprovados lá são lançados aqui no financeiro.
Você pode lançar as receitas diretamente no financeiro semelhante ao lançamentos das despesas. No entanto, eu não recomendo utilizar o sistema desta maneira, pois você não terá informações vitais para gestão de uma clínica de sucesso e que são exibidas no dashboard inicial do sistema: Oportunidades e Conversão.
Verifique as transações do dia
Com todas as receitas e despesas devidamente lançadas chegou a hora de cobrar dos pacientes e pagar as contas.
Por padrão são exibidas as transações do mês atual, mas você pode selecionar um período diferente para ver os registros passados e futuros.
Além do período, é possível filtrar as transações por status do pagamento, forma de pagamento, dentista, convênio, conta contábil, etc.
Os filtros são complementares, então você pode combiná-las para exibir somente as transações atrasadas cuja forma de pagamento é boleto e são referentes ao dentista João.
Editando e “Dando Baixa” nas Transações
Todas os lançamentos feitos no financeiro entram como status de “a receber”, ou seja, eles são exibidos como forma de controle para que no momento em que a transação for efetivada você dê baixa.
Para indicar que o pagamento foi realizado, basta clicar sobre o ícone com o símbolo $. Caso precise editar alguma informação como o valor, forma de pagamento ou data vencimento, clique no ícone com um lápis.
Análise e Correção – uma vez por mês
Nesta última parte do tutorial vou lhe apresentar as ações que devem ser realizadas mensalmente com o objetivo de analisar a saúde financeira da clínica e encontrar possíveis pontos de melhoria dos resultados.
Analise as Estatísticas
O LaudOnline te oferece estatísticas importantes sobre as finanças da clínica odontológica. Por exemplo, é possível verificar o faturamento e despesas mensais, taxa de inadimplência, lucro mensal, etc.
Para visualizar as estatísticas você deve clicar em Estatísticas no menu superior e em seguida selecionar a aba Indicadores Estratégicos. Por padrão abre na aba Análise de Custos. Falaremos dela mais a frente.
Ao clicar sobre cada indicador são exibidos os valores dos últimos meses para o indicador selecionado no gráfico abaixo. Você pode expandir o período de visualização utilizando os seletores de data na parte superior direita do gráfico.
Controle a Inadimplência
Já falamos aqui no blog sobre a importância de controlar a inadimplência para garantir a saúde financeira da clínica.
Você pode utilizar o gráfico de indicador estratégico de inadimplência para acompanhar mensalmente a taxa de inadimplência. Para reduzir a inadimplência, não tem segredo: cobre dos atrasadinhos.
É possível ver todos os pacientes inadimplentes clicando em Transações e alterando os filtros na aba de receitas. Selecione o filtro Atrasadas e altere o período de visualização para Todos.
Aqui vão algumas dicas para controlar a inadimplência.
Tente Reduzir Custos
É sempre importante controlar os custos da clínica e cortar aquilo que não for essencial. Ter uma despesa equilibrada garante tranquilidade em períodos de faturamento baixo.
Para isso, o LaudOnline conta com um gráfico de análise de custos mensais da clínica. Você pode acessá-lo clicando em Estatísticas no menu superior do financeiro.
No gráfico apresentado é possível ver as despesas da clínica de acordo com cada categoria financeira de despesa. Se você seguiu os passos até aqui, definiu corretamente as categorias no lançamento das despesas, será possível saber em quais áreas a clínica gasta mais.
Foque naquelas despesas em que a porção da barra mensal do gráfico é maior nos últimos 6 meses. É ai onde você a possibilidade de fazer grandes reduções.
