Como utilizar a Agenda do LaudOnline

Já falamos aqui no blog sobre todas as funcionalidades da agenda do nosso software odontológico.

Neste post, quero apresentar, de maneira rápida, um checklist para configurar e utilizar a agenda do LaudOnline para organizar o agendamento em sua clínica.

Por quê seguir esse checklist?

Um dos 4 processos-chave de uma clínica odontológica de sucesso  é a gestão do atendimento, no qual o controle das agendas tem papel vital. Executando bem este processo, conseguimos ter uma visão clara do fluxo de pacientes da clínica (consultas, faltas, etc), como/onde os pacientes estão conhecendo a clínica e a Taxa de Ocupação que aparece no Dashboard do LaudOnline.

Mãos à obra!

Separei esse checklist em três tipos de atividades de acordo com a frequência que devem ser realizadas:

• Configuração – tarefas realizadas uma única vez para começar a utilizar a agenda
• Operação – tarefas que devem ser executadas diariamente
• Análise e correção – tarefas que devem ser executadas uma vez por mês

Configuração – uma única vez

1. Cadastre todos os dentistas

Cada dentista da clínica deve ter um usuário dentro do sistema e consequentemente uma agenda. No menu lateral, acesse Configurações -> Equipe para poder incluir novos usuários no sistema. Na tela que se abrir, você deve clicar em + Usuário -> Dentista e inserir as informações necessárias.

Pronto! Agora o dentista receberá um convite no email informado e assim que ele aceitar, uma nova agenda será criada automaticamente para ele.

2. Configure os horários de atendimento

É necessário configurar os horários de atendimento de cada dentista. Acesse a Agenda no menu lateral e em seguida, clique na “seta para baixo” ao lado do nome da agenda do dentista desejado para mostrar a opção editar agenda.

Na tela para editar agenda, defina o horário inicial, horário final e intervalo. Em seguida, você deve configurar a disponibilidade de atendimento do dentista para cada dia da semana, considerando o horário que ele chega e vai embora e também o intervalo para almoço.

Para indicar que o horário está indisponível, basta selecionar a opção “-” no menu com os horários. Por exemplo, se o dentista não atende domingo, deixe todos os quarto horários do dia (I, IA, FA, F) com “-“.

Repita o processo para todas as agendas e pronto!

3. Ative os alertas por email e sms

O nosso software odontológico envia automaticamente mensagens para os pacientes para que eles possam confirmar se vão à consulta e para lembrá-los que está na hora de retornar a clínica para cuidar da saúde bucal, após alguns meses da última consulta realizada. Saiba mais neste post.

Esses alertas já ficam ativos por padrão, mas é bom conferir se eles realmente estão ativos em sua conta. Para isso basta acessar no menu lateral Marketing > Campanhas. Na tela dos alertas, entre em cada umas das campanhas Confirmação de Consultas e Controle de Retorno, e ative os canais email e sms.

Operação – todos os dias

1. Agende as consultas

Aqui é o processo básico do agendamento e por isso não entrarei em tantos detalhes de como fazer para agendar/editar/remarcar uma consulta. O mais importante é preencher (ou atualizar) todas as informações do cadastro do paciente (coluna da esquerda da janela de Nova Consulta), pois elas são vitais para comunicar com o pacientes por email e sms, e fornecer dados estatísticos valiosos para sua clínica.

2. Feche os status das consultas

Nunca (nunca mesmo!) deixe de fechar os status das consultas passadas. Várias estatísticas do sistema dependem disso.

Para fechar o status de uma consulta passada, basta clicar no “ícone de engrenagem” ao lado do horário da consulta e selecionar um dos três status: Concluído, Faltou ou Cancelado. Esses status representam que na consulta que passou o atendimento foi realizado, o paciente falou sem avisar ou ele desmarcou a consulta, respectivamente.

Se você estiver fechando corretamente os status das consultas, todas as consultas da agendas anteriores a data atual devem estar nas cores verde, laranja ou vermelho. Caso contrário, você está se esquecendo de algumas consultas.

3. Cadastre e acompanhe os alertas de retorno

Um retorno é aquela consulta que o paciente deve fazer após alguns meses após a última consulta (geralmente 6 meses) para reavaliar sua saúde bucal e realizar procedimentos preventivos. Já falamos aqui no blog sobre a importância do controle de retornos para o sucesso da sua clínica.

Para cadastrar um alerta de retorno para o paciente, basta clicar no botão Retornos dentro da agenda do LaudOnline e em seguida clicar em + Retorno.

Esse procedimento deve ser realizado sempre que um paciente finalizar o tratamento que estava em andamento. Além disso, é necessário entrar em contato com os pacientes no mês anterior ao retorno deles para agendar essa consulta. Os alertas automáticos por email e sms mencionados anteriormente facilitam esse trabalho.

4. Bloqueie horários

O bloqueio de horários serve para indicar na agenda datas em que o dentista não poderá atender por conta de outros compromissos (cursos, congressos, férias, etc) e evitar que consultas sejam marcadas naquele horário por engano. Além disso, bloquear corretamente as datas faz com que o valor da Taxa de ocupação no Dashboard seja mais preciso.

Para bloquear uma data, basta clicar no botão Bloquear datas na agenda do LaudOnline e informar o início e o fim do período em que a agenda ficará bloqueada. Podem ser criados quantos bloqueios forem necessários.

Análise e Correção – uma vez por mês

1. Analise o fluxo de pacientes

Analisar o fluxo de pacientes da clínica é importante para controlar/reduzir as faltas, verificar a média de agendamentos e consultas realizadas, etc. Essa análise pode ser realizada uma vez por mês para identificar possíveis problemas (número de faltas disparou, número de agendamentos teve queda brusca, etc) ou acompanhar o resultados de estratégias que estão sendo adotadas (reduzir taxa de faltas, etc).

Para ver o fluxo de pacientes, basta clicar no botão Estatísticas dentro da agenda do LaudOnline.

2. Reconfigure as agendas

Ao longo do tempo alguns dentistas saem da clínica, ou mudam seu horário de atendimento, e novos dentistas entram. Por isso é super importante cadastrar/remover usuários de dentistas e reconfigurar os horários de atendimentos. Para isso, basta seguir os passos descritos nas tarefas de configuração descritas anteriormente.