Utilizar papel de forma desenfreada é algo que entrou em desuso há alguns anos. Seja pela questão ambiental ou pela facilidade e preço, alguns serviços já migraram ou estão em processo de se tornarem digitais. A Amazon chegou ao Brasil com seus leitores digitais e aos poucos vai implantando a ideia do ebook. Microsoft e Google contribuem com suas versões online de editores de texto e planilhas, que podem ser editadas de qualquer lugar. A odontologia não podia ficar de fora.
Hoje existem diversos softwares que possibilitam a automatização e agilidade nos processos de atendimento odontológico. Além dessa vantagem, eles também propiciam uma maior economia de espaço físico, já que os arquivos são salvos no próprio computador ou, o que é melhor ainda, na nuvem. Nesse último caso, o arquivamento é ainda mais seguro do que no computador ou no papel, já que os arquivos recebem proteção extra dos servidores de armazenamento online.
Tudo bem, agora que você já viu as vantagens de transformar seu consultório em uma versão digital, qual a próxima etapa? Como começar?
Passo 1: Defina o método
O primeiro passo é escolher como prefere fazer. Você pode criar diversos documentos no Excel para o cadastro de pacientes ou utilizar o Google Agenda para gerenciar seus atendimentos, mas nada disso será voltado para a área odontológica.
A nossa recomendação é procurar um software de gestão que possui tudo aquilo que você realmente necessita. O LaudOnline possui esse pensamento voltado para os dentistas, mas em vez de simplesmente indicar o nosso software, convidamos você a testá-lo gratuitamente durante 15 dias.
Passo 2: Selecione o que será digitalizado
Após a escolha do método, é hora de decidir o que será passado para o digital. Não há segredo nessa parte. Veja quais as possibilidades que o método escolhido possibilita e separe os documentos de acordo com isso. Sua agenda de papel pode ser substituída por uma digital. O cadastro do paciente pode ser feito diretamente no software. Os exames podem ser passados para sua versão online. Enfim, selecione tudo que você deseja migrar e comece a transformação.
Aqui não podemos mentir. Se você possui muitos arquivos físicos, o processo de transposição vai ser lento. Clínicas com mais de mil pacientes, por exemplo, vão demorar um tempo considerável para ter todas as fichas na versão online. Não se deixe intimidar pelo volume de trabalho e persista.
A dica é retirar um tempinho diário para fazer essa mudança. Dedicar meia hora para esse registro em seu software vai te fazer, em pouco tempo, ter pelo menos o cadastro daqueles pacientes mais frequentes e dos que ainda estão em tratamento. Como os novos pacientes já serão registrados diretamente no software, em breve todo esse processo estará concluído.
Passo 3: Abandone o papel
Após ter escolhido o método e já ter iniciado a digitalização do consultório, você deve abandonar de vez o papel. Para isso, mantenha o hábito de criar os novos documentos já no formato digital escolhido. Essa etapa é a mais “dolorosa”, afinal é difícil abandonar hábitos antigos.
Com todos os dados voltados para o digital, muita coisa em seu consultório será facilitada. Recomendamos que você leia nosso post sobre como organizar arquivos digitais e também que baixe nosso ebook sobre organização de documentos, pois eles podem te ajudar muito nesse processo inicial. Está pronto para começar?
