Quando conversamos com nossos clientes sobre o dia a dia de um dentista, uma reclamação constante é sobre os pacientes que marcam uma consulta e não aparecem no dia e horário combinados. Infelizmente é uma situação frequente e todo dentista, em maior ou menor grau, já precisou enfrentá-la. E os motivos são os mais diversos, desde o paciente não ter o dinheiro para pagar a consulta até simplesmente se esquecer dela. Este último é bem comum, inclusive. Pensando nisso, vamos usar este post para conversar sobre as três principais formas de lembrar seu paciente da consulta marcada e evitar o tempo ocioso em seu consultório.
Telefone
Se existe uma forma padrão para se fazer o lembrete de consultas, podemos considerar que é o telefone. Uma prática comum é a de ligar no dia anterior e confirmar o compromisso do paciente com você. Essa ligação faz com que o contato entre o cliente e seu consultório seja mais próximo e garante que a resposta seja dada na hora. Isso, lógico, se o paciente atender o telefone. Esta a maior das desvantagens de uma ligação telefônica, inclusive. Se a pessoa não atender, as possibilidades de se deixar um recado são quase nulas e isso inviabiliza a confirmação. Sem falar que quanto mais ligações, maiores serão os custos com telefonia em seu consultório.
Email/SMS
É pensando no problema anterior que essas duas formas de lembretes de consulta surgem. Seu paciente pode até não te atender na hora, mas é improvável que ele esteja sem o celular. E se levarmos em consideração o avanço da internet móvel, é difícil que ele também esteja sem acesso à rede. O envio de sms e email faz todo sentido nesse contexto. É uma garantia de que o seu paciente irá receber o lembrete e será avisado da consulta, mas, por outro lado, não é uma garantia de confirmação. No caso do sms, é possível escolher um serviço de envios que possibilite respostas gratuitas. No caso do email, é contar com a boa vontade do paciente em responder.
Porém a maior vantagem do sms e do email não está na garantia do recebimento, mas sim na automatização do envio. No caso de softwares de gestão odontológicos, como o LaudOnline, existe a possibilidade de programar esse envio para alguns dias antes da consulta. Isso facilita (e muito) o procedimento padrão do consultório, que sempre terá esses lembretes enviados.
Concluindo
Nossa recomendação é que seja feita uma mistura de pelo menos duas dessas três técnicas, sendo o telefone obrigatoriamente uma delas. Vamos usar um exemplo. Se o paciente terá uma consulta na sexta-feira, programe o envio de uma mensagem de texto ou ou email para a quarta. Para saber qual dos dois métodos será melhor para seu consultório, consulte o paciente e veja quais as preferências dele, pois isso faz com que ele se sinta especial e que está recebendo um recado personalizado. Caso ele responda a esse lembrete inicial, não é necessário telefonar, o que vai te fazer economizar na ligação. Mas se ele não responder, é hora de tentar falar através do telefone e, assim, garantir que ele seja lembrado das consultas. Isso fará com que a taxa de faltas em seu consultório diminua e que não haja impacto no financeiro.