Em tempos de crise econômica, é importante saber exatamente com o quê o dinheiro de seu consultório é gasto.O controle financeiro é essencial para isso, lógico, mas ele sozinho não é suficiente para entender o cenário completo. Para analisar quais pontos podem ser melhorados ou até mesmo cortados, é preciso se aprofundar e entender como funciona a gestão de custos.
Ela nada mais é do que o controle detalhado de todo o capital que sai da sua empresa, seja para que fim for. A partir de agora vamos detalhar isso melhor, de forma a mostrar quais passos devem ser seguidos e quais as ferramentas que podem ser usadas nessa gestão de custos.
O que deve ser feito
O primeiro passo é bem simples: registrar todos os gastos do consultório. Sim, é só isso mesmo. Guarde todas as informações sobre o dinheiro gasto, seja em cadernos, planilhas de excel, softwares de gestão, onde preferir. Não importa. O que vale é ter todos os dados arquivados de forma segura.
Porém não adianta nada anotar todos os custos se isso não for feito com uma certa organização. Para isso, precisamos entender melhor os conceitos de custos fixos e variáveis. Os custos fixos são aqueles pagos com regularidade, tal qual contas (água, luz, telefone etc), aluguel, salário de funcionários entre outros. Já os custos variáveis são aqueles que não acontecem com frequência ou que o valor depende da quantidade de trabalho, como impostos sobre o serviço e fornecedores, por exemplo.
Fazer a divisão entre gastos fixos e variáveis te ajuda a partir com tranquilidade para a fase seguinte, que é a de análise dos dados. Com os dados em mãos, é preciso saber quais aquele tipo de despesa que é a mais onerosa para seu consultório, quais podem ser evitadas, quais não podem e até mesmo onde pode acontecer uma economia ou corte.
É só através do registro, catalogação e análise que você pode fazer um completo controle de gastos do seu consultório. Porém, para isso, é preciso ter disciplina em suas ações. Uma coisa é fazer um belo registro durante um mês e ir abandonando ele aos poucos. A mesma coisa com os outros dois processos. É preciso colocar isso como rotina e se habituar a fazê-lo, pois só assim é possível fazer uma boa gestão de gastos.
Como deve ser feito
Agora chega de falar sobre a teoria e vamos mostrar como fazer isso na prática. O método mais básico é através do controle em papel. Diversas empresas possuem livros-caixa em que registram todas as movimentações financeiras da empresa e, a partir dele, você consegue extrair as informações necessárias. O problema é que qualquer análise usando o papel fica prejudicada pelo tempo que é gasto reunindo tais informações.
Isso é aliviado quando fazemos um controle pelo computador. Seja através de planilhas do excel ou softwares para gestão financeira, é possível registrar todos os dados e obter mais facilmente os relatórios necessários através da utilização de filtros específicos. Esses gerenciadores podem ser uma ótima solução para seu consultório.
Mas se você quer ir além, é preciso se focar em algo voltado para a odontologia. Um software como o LaudOnline permite que todo o controle financeiro já seja integrado ao cadastro dos pacientes e, com isso, é possível saber exatamente quanto cada pessoa rendeu para o consultório. A gestão de custos também é simplificada graças à possibilidade de se criar categorias e até mesmo contas para cada uma das despesas, o que facilita na hora da análise.
De qualquer forma, preocupar-se com a gestão de custos é fundamental para a saúde financeira de sua empresa, de forma a sempre gastar menos e lucrar mais. Está pronto para começar?
