Por mais que você queira e até mesmo tente, é impossível dar conta de todas as atividades que envolvem um consultório odontológico. Além do atendimento aos pacientes, muitas outras tarefas operacionais e estratégicas também precisam receber cuidados especiais. E vamos combinar, o dia só tem 24 horas e ninguém consegue ser responsável por tudo ao mesmo tempo. Saber delegar tarefas é uma das habilidades mais difíceis de se adquirir como gestor e, por isso, é aquela que costuma destacar os bons líderes dos demais administradores.
Essa dificuldade é fruto, na maioria das vezes, de pequenas inseguranças. A principal delas é a de perder o controle sobre o que é feito no consultório. Outra é a de acreditar que só você é capaz de fazer bem o trabalho. Ter medo de que o novo responsável pela tarefa a faça tão bem que seu cargo fique em jogo também é uma insegurança comum. Não se preocupe, muita gente sente isso. Na medida do possível, tente controlar essas desconfianças. O que vamos fazer neste post é te mostrar como delegar tarefas e eliminar cada um desses medos no caminho.
O primeiro passo para delegar uma tarefa é conhecer bem a sua equipe de trabalho. Saiba quais são as habilidades de cada pessoa, no que ela se destaca, os potenciais e o que ela tem interesse de aprender. Esse conhecimento vai permitir que você delegue a tarefa para a pessoa certa, além de garantir que ela queira e vá realizar o que foi pedido com um ânimo extra. O essencial é confiar em quem vai executar a tarefa.
Mas não é só de confiança que vive o processo de delegar. Apesar de você não ser o executor da tarefa, tenha em mente que continuará responsável por ela. Isso envolve um processo de planejamento prévio, feito de forma a oferecer todas as informações sobre a função para a pessoa escolhida, treiná-la para executar a tarefa, ajudar a estabelecer prazos e criar uma forma de controle dos resultados. É um processo que pode até ser lento no início, mas vai gerar ótimos resultados quando o responsável pela nova tarefa já estiver habituado a ela.
É por causa disso que o processo de delegar não significa perder o controle sobre as ações de seu consultório. Pelo contrário, ele vai te dar uma visão mais geral e estratégica, de forma a que a gerência se torne bem mais simples e fácil de ser visualizada.
As vantagens
A principal vantagem de de se delegar tarefas é a otimização do tempo gasto no consultório. Graças à diminuição do número de atividades realizadas, a sobrecarrega de trabalho diminui e você pode dedicar mais tempo àquelas que realmente necessitam de sua atenção. Tomadas de decisões estratégicas, reuniões de parcerias e atendimentos a pacientes são apenas alguns pontos beneficiados.
Mas não é só no âmbito profissional que essa otimização do tempo causa impacto, ela também te ajuda a melhorar sua qualidade de vida. Com uma agenda de atividades mais organizada, você poderá dedicar um tempo para cuidar de si mesmo, aliviar-se do stress diário e curtir os momentos de lazer com amigos e família sem peso na consciência. Desde que os prazos estabelecidos estejam em ordem, tudo está em ordem.
Saindo das vantagens pessoais, temos que pensar no outro lado: as pessoas que irão executar as tarefas que você delegou. Aqui entram dois pontos principais: treinamento e execução. Sobre o treinamento já falamos antes, então vamos conversar sobre a execução.
Ao se repassar uma tarefa nova para algum funcionário, frequentemente ele terá que desenvolver novas habilidades para realizá-la. Isso é estimulante, pois desenvolve as habilidades da pessoa ao mesmo tempo em que você terá um funcionário mais diversificado e apto a realizar várias funções dentro de seu consultório.
Nesse ponto, vale lembrar que delegar não é apenas repassar para outra pessoa aquelas tarefas que você não gosta de executar. Delegar também não é usar o poder para que as pessoas realizem as tarefas. Além disso desmotivar os funcionários, a falta de desafios vai tornar o trabalho maçante para seu funcionário. O autoritarismo pode gerar um medo desnecessário em sua equipe. Nenhum dos dois é bom. Ninguém irá executar as tarefas de forma satisfatória e quem sai perdendo, no fim, é a própria empresa.
Esse processo de delegar tarefas é essencial para o funcionamento do dia a dia do consultório. Em um mundo ideal (e que não existe), a empresa precisaria funcionar perfeitamente sem a figura do líder. Como isso é utopia, é preciso fazer o máximo para que todos, inclusive você, permaneçam motivados e sem sobrecarga de tarefas. Delegar é mais do que necessário para isso.
