Os consultórios são verdadeiros campeões em problemas com agenda, não é mesmo?
E se você já se frustrou muito com isso, não se preocupe: você não é o único. Uma agenda com várias falhas é realidade na grande maioria dos consultórios e clínicas.
E é para eliminar esse tipo de erro da sua rotina que trouxemos neste artigo um checklist com simples ações que acabarão com qualquer tipo de problema envolvendo a agenda do seu consultório. Ficou curioso (a) para conferir? Então vamos lá.
Checklist para acabar com os problemas da agenda
1. Problema de agenda vazia
Primeiramente, vamos encontrar a razão para o problema. Uma agenda vazia significa que poucos são os pacientes que conhecem ou encontram o seu consultório.
Sendo assim, para acabar com esse problema é preciso divulgar mais a sua clínica – principalmente por meio de estratégias de marketing digital e de conteúdo.
2. Problema de agenda muito cheia
Por outro lado, o problema de uma agenda muito lotada também é bem comum em consultórios.
Talvez você esteja pensando: “mas uma agenda lotada não é necessariamente um problema”. Apesar de não parecer um problema na interpretação mais rasa, ele acaba levando a outros. Entre eles destacamos:
- Impaciência dos pacientes na sala de espera ou recepção pela grande demanda;
- Falta de horários ou encaixes para atendimento de novos pacientes;
- Dificuldade para agendar retornos.
Para acabar com este problema, diminua a quantidade de horários ao longo do dia e adicione 10 minutos de intervalo a mais entre um horário e outro.
3. Agenda desorganizada
Este com certeza é o maior e o mais comum dos problemas com agendas em consultórios.
A falta de organização em agendas pode estar em inúmeros detalhes, como na perda de informações sobre os pacientes, agendamentos realizados em dias ou horários errados, cadastros de pacientes incompletos, confusões entre o que foi agendado e o que foi entendido pelo paciente e por aí vai.
O primeiro passo para acabar com esse erro é eliminar de vez as agendas administradas com papel e caneta. Isso porque ela se torna ainda mais confusa devido a letras ilegíveis, rabiscos, remarcações e dificuldades para realizar os encaixes.
O hábito de manter a agenda de papel faz com que, já a partir da segunda metade do mês, nem mesmo a secretária consiga compreender a sua ordem e os agendamentos que realmente ainda valem.
A falta de organização também faz com que os pacientes cheguem na clínica em horários errados ou liguem e não consigam as informações corretas pela mesma razão.
Apostar em uma agenda eletrônica é a melhor e a mais simples forma de eliminar esse problema. E a razão é compreensível, uma vez que as informações podem ser alteradas rapidamente e sem crise sempre que necessário.
4. Agenda engessada
Agendas engessadas são aquelas que não conseguem ser alteradas – o que é um grande problema, visto que remarcar consultas e procedimentos é algo muito comum em consultórios.
Para evitar que isso aconteça, mantenha sempre horários vagos na agenda – mesmo que eles não estejam verdadeiramente ocupados. Isso fará com que você sempre tenha uma brecha para realocar os pacientes, e consequentemente, mantê-los satisfeitos com o seu consultório.
