Já falamos aqui no blog sobre a importância de se manter seu consultório organizado. Isso é um ponto determinante para qualquer bom atendimento e deve ser seguido à risca.Sabemos também que grande parte dessa desorganização vem da quantidade de documentos dos pacientes que precisam ser arquivados. Por isso que estabelecer um método de arrumação é fundamental para passar uma imagem profissional de seu consultório e conseguir uma maior produtividade. Como boa parte dos documentos hoje são virtuais, reunimos aqui 9 passos para te ajudar a organizá-los de forma eficiente.
1. Junte tudo
O primeiro passo é juntar todos os arquivos que serão arquivados. Faça uma varredura em seu computador, smartphone e HDs externos para localizar aqueles que precisam ser guardados e coloque-os em uma única pasta. É a partir dela que você vai, aos poucos, organizar sua vida virtual.
2. Crie categorias
Com tudo reunido, chegou a hora de decidir como será o armazenamento de seus arquivos. Essa parte é bem pessoal e precisa ser feita de acordo com as suas necessidades, sempre pensando em como vai ser a divisão em pastas e subpastas.
Se você quiser guardar exames dos pacientes, por exemplo, pode criar uma pasta “Pacientes” e, dentro dela, outras com o nome de cada um deles. Se preferir, pode criar uma pasta só para guardar todos os exames. Tudo vai depender da forma como você se sente mais confortável ao trabalhar.
3. Exclua aquilo que não é necessário
Quando você for organizar seus documentos nas pastas criadas, verá que alguns deles não têm necessidade de existir. Estes você pode excluir sem dó, pois só irão contribuir para a desorganização geral. Se uma foto de tratamento ficou borrada e não vai te servir, apague.
Se armazenou sem querer um documento inacabado e que não pretende concluir, apague. Se não te serve mais, apague. Não se esqueça, também, de limpar a lixeira de seu computador com frequência.
4. Dê nome a seus arquivos
Na pressa, às vezes salvamos documentos com nomes como “IMG_001” ou “Sem título”. Pode ser prático na hora, mas depois você terá um trabalho enorme para descobrir o que são aqueles arquivos e armazená-los de forma correta.
O recomendado é criar um padrão para o registro, nomeando de acordo com uma lógica que você entenda. Que tal colocar um “[Laudo]” antes do nome de cada laudo produzido, por exemplo?
5. As pastas “Download” e “Arrumar depois”
Com tudo organizado é hora de domar os dois principais monstros de desorganização. A pasta “Download” é para onde vão todos os arquivos baixados para seu computador e, se você se esquecer dela, verá que irão surgir vários arquivos sem nome para serem organizados, uma coisa que deveria ter sido feita na hora do download.
O segundo grande monstro de desorganização é a pasta “Arrumar depois”, que muitas vezes é criada “temporariamente” para armazenar uma bagunça igualmente “temporária”. O problema é que o temporário costuma se tornar definitivo e os arquivos se acumulam nessa pasta até que tudo saia do controle.
6. Mantenha seu desktop limpo
Salvar os arquivos no desktop é uma tentação enorme. Quando se tem um ou dois arquivos salvos por lá, é realmente uma ajuda tê-los à mão. Mas essa situação nunca para apenas no “um ou dois arquivos”. Sempre tem mais um. Mais outro. E só mais este daqui.
Quando você percebe, mal dá para enxergar o seu wallpaper. Tente manter seu desktop o mais limpo possível, colocando nele apenas aquilo que você realmente precisa que esteja lá, como os softwares mais usados ou documentos de atualização constante, por exemplo. E mesmo estes casos ainda podem ser evitados, é só se policiar para não salvar nada por lá.
7. Faça backups constantes
Deixar todos os arquivos salvos em seu computador é um grave problema. Nunca se sabe quando ele vai parar de funcionar e levar para o cemitério todos os seus documentos importantes. Se você não quer que isso aconteça, crie formas de fazer um backup de seus dados, seja através de mídias físicas (cds, dvds, pen drive ou hd externo, por exemplo) ou mídias online.
8. Armazenamento online
De todas as formas de armazenamento, a mais segura é a feita online. Com ela é possível acessar seus documentos de qualquer lugar que possua acesso à internet, com a garantia de que seus arquivos não serão corrompidos e nem perdidos caso seu computador estrague.
Para seus documentos pessoais você pode utilizar serviços como o Dropbox ou Google Drive. Já para documentos de seu consultório nós recomendamos o uso de um software voltado para as necessidades de um dentista, como o próprio LaudOnline.
9. Mantenha organizado
Essa é a dica de ouro. Não adianta nada você criar o melhor sistema de organização do mundo se não conseguir mantê-lo. Por causa disso, faça com que todos os arquivos que chegarem em seu computador sejam encaminhados para a pasta correta e com o nome padronizado. Dessa forma fica fácil de gerenciar seus documentos e você não se perde quando quiser procurar por algo.
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