Perder o controle da agenda é mais comum do que se imagina. Tem dias que só de olhar para a lista de tarefas você já dá vontade de chorar em posição fetal. Parece que quanto mais trabalhamos, mais tarefas aparecem para serem feitas.
Quando a agenda fica fora de controle, o desejo é de jogar as tarefas para o alto, assumir o fracasso e tocar a vida de qualquer jeito. Isso não deveria ser tão comum, mas é.O segredo é não se desesperar nesses momentos.
Quando bate o desespero, não adianta nada desistir. É preciso manter o foco e concentrar-se em encontrar soluções para os problemas. Isso é difícil, então para que você nunca mais caia nesse cenário, vamos listar abaixo as formas mais comuns de se perder o controle da agenda e como evitá-las.
1. Ser desorganizado
Pode parecer simples, mas muita gente não consegue arrumar a agenda por pura desorganização. E não adianta dizer que nasceu assim, cresceu assim e é mesmo assim. Organização é uma característica que se adquire no dia a dia e precisa ser trabalhada com cuidado. O planejamento é um passo básico nesses casos. Você tem que pegar todos os seus compromissos e organizá-los na semana, priorizando de acordo com a necessidade.
Outra coisa que acontece com frequência a esse tipo de pessoa é confiar demais na memória e não anotar um compromisso na hora. Ou até mesmo anotá-lo, mas não fazer isso no local correto e não se lembrar/perder o lugar em que anotou. Softwares como o LaudOnline podem te ajudar nisso. Lembre-se: uma organização eficiente depende de disciplina e só assim você não perderá o controle de sua agenda.
2. Priorizar errado seu dia
Se você já planejou sua semana, talvez aquilo que esteja descontrolando a agenda seja uma priorização incorreta das atividades. Já falamos bastante aqui no blog sobre como planejar e priorizar tarefas, então não vamos focar tanto no assunto.
A dica básica é tentar eliminar as distrações e interrupções, de modo a poder resolver as emergências e, principalmente, aquilo que foi planejado. Não lote sua agenda com trabalhos desnecessários e saiba quanto tempo você irá gastar em cada tarefa, de forma a se basear nisso.
O atendimento aos pacientes, por exemplo, costuma ter uma previsão de início e término, basta usá-la em seu planejamento. O tempo gasto com outras atividades você pode supor ou já saber. Veja quais são as mais importantes e as priorize. Com isso sua agenda poderá ficar em ordem.
3. Não ter um método de organização
Não adianta nada planejar e priorizar se você não tiver um método de organização e gestão de tempo estabelecido. Se vai usar a tríade do tempo, matriz Eisenhower ou outro método, tenha isso bem claro e internalizado. Independente daquele que você escolher, persista nele.
Não o abandone na primeira dificuldade e teste-o de verdade para ver se vai funcionar para você. O ponto-chave é adequá-lo à sua realidade e torná-lo prático, pois só assim você conseguirá controlar melhor sua agenda.
4. Reuniões exageradas
Reuniões são uma benção e uma maldição, tudo ao mesmo tempo. Elas são capazes de resolver problemas de forma rápida, porém também podem ser um monstro de consumo de tempo. Para evitar que isso aconteça é preciso muito cuidado.
Se você previu que gastaria meia hora, faça com que a reunião dure essa meia hora. Qualquer gasto de tempo além do combinado vai atrasar as outras tarefas e, consequentemente, descontrolar sua agenda. Se quiser dicas de como tornar suas reuniões mais produtivas, acesse nosso post sobre o assunto.
5. Delegar?
Durante seu dia, com certeza você já deixou de executar tarefas por não dispôr de mais tempo. Talvez até tenha dado conta, mas se sentiu sobrecarregado no processo. Nesse caminho turbulento, sua agenda de compromissos provavelmente foi negligenciada. Não há vergonha nenhuma em admitir isso, acontece com todos nós. É aqui que entra o processo de delegar tarefas.
Saber delegar bem é uma arte, seja no processo de escolher a pessoa correta para um trabalho, fornecer as informações adequadas e, principalmente, entender que delegar não é perder o controle da gestão de seu consultório. Para ler mais sobre o assunto, acesse o post “Como delegar tarefas sem medos“.
6. Procrastinar
Você já planejou, priorizou, organizou e delegou, então chegou a hora de executar as tarefas. Ou você pretende deixar para depois? Gastar cinco minutos dando aquela olhadinha no Facebook? Sair para tomar um café? Adiar tarefas, seja pelo motivo que for, apenas contribui para que você perca o controle da agenda e acumule tarefas.
7. Tarefas de outros
Se falamos sobre delegar tarefas, precisamos pensar também no contrário. Aceitar tarefas demais é um sinal claro de que o controle de sua agenda pode sair dos eixos com facilidade. Por mais que você queira ajudar todo mundo que chega até você, dizer “não” faz parte do processo.
Deixar de atender um paciente que chegou atrasado demais, não realizar aquela tarefa do consultório que não é sua. Enfim, é preciso pensar bastante quais tarefas você deve ou não aceitar para evitar descontroles na agenda.
Para não perder o controle da agenda…
Para não perder o controle da agenda é preciso ser disciplinado. Os tópicos que mostramos acima deixam isso bem claro. É preciso saber organizar, priorizar, planejar e delegar, processos que não são simples e que precisam ser desenvolvidos em todo mundo. Se as ideias acima forem seguidas, porém, é grande a chance de que seus dias fiquem mais tranquilos e você possa usar seu tempo de forma efetiva.
