Você dá a última conferida na ficha do paciente, faz a limpeza do consultório, separa os materiais que vai utilizar, ajeita luvas, máscaras e aguarda. Aguarda mais um pouco. Só mais um pouco. E então percebe que o paciente não vai aparecer para a consulta. Quantas vezes isso já te aconteceu? Além de um desperdício de tempo, também é um desperdício de recursos e um horário vazio em que você poderia estar atendendo outro paciente. Fizemos aqui uma lista com 7 ações que podem ser feitas para diminuir as faltas em seu consultório.
Explicar a importância das consultas
A relação entre paciente-dentista é uma relação que precisa de confiança. Quando o paciente não sente isso, ele pode simplesmente não aparecer para a consulta. Crie essa conexão com seu paciente, mostre ele a importância de cada um dos tratamentos que serão feitos e o que fazer eles fora do prazo pode ocasionar no plano geral. Fazer com que o paciente entenda e faça parte do processo é fundamental para ele retornar sem problemas e confiar em seu trabalho.
Política sobre ausências
Outro ponto importante é determinar uma política para os casos de ausência. Você pode estabelecer, por exemplo, que os cancelamentos precisam ser feitos até 24 horas antes da consulta. Ou que os pacientes ausentes precisam pagar uma taxa. Independente da política escolhida é preciso deixá-la bem definida com o paciente, pois só assim elas terão validade. Dê preferência a colocar isso em contratos de serviços para que o paciente assine. Assim você se protege legalmente, já que o Código de Defesa do Consumidor não prevê nenhuma ação específica para casos como estes.
Ambiente do consultório
Às vezes o que pode fazer com que o paciente não compareça à consulta é o ambiente de seu consultório. Se ele sabe que você sempre atrasa o atendimento, por exemplo, não vai fazer esforço para chegar no horário ou nem irá aparecer. Nenhum paciente gosta de sentar e esperar por muito tempo além do prazo combinado, então outros compromissos vão ocupar facilmente o lugar da consulta. Contribui para isso uma sala de espera desconfortável ou uma secretária/recepcionista não preparada para o trabalho. Podem parecer detalhes, mas eles são determinantes para o paciente não aparecer.
Antecedência na chegada
Dentro daquelas políticas sobre ausência, estabeleça também as políticas de atendimento. Quando for marcar o retorno do paciente, avise-o para chegar com algum tempo de antecedência (dê um número exato, isso vai ajudar a internalizar a informação). Isso contribui para que ele se organize para chegar antes e, caso ele tenha imprevistos no caminho, ainda irá chegar no horário combinado.
Avisar com antecedência
Às vezes as ausências acontecem porque o paciente simplesmente se esqueceu ou confundiu o dia e hora da consulta. Para minimizar esse esquecimento, uma prática eficaz é, no dia anterior, avisar o paciente sobre a consulta. Isso pode ser feito via telefone, email ou até mesmo sms/Whatsapp. Se escolher o telefone, dê preferência a falar pessoalmente em vez de deixar recado, pois assim você saberá com certeza de que ele está ciente do compromisso com você. No caso de email e sms, há softwares voltados para a odontologia que oferecem essas ferramentas, já integradas com a agenda de seu consultório e em um processo automático.
Entrar em contato com o paciente atrasado
Quando o paciente tiver ultrapassado o prazo de tolerância que você estabeleceu, ligue para ele. Tente conversar pessoalmente e expressar uma preocupação sincera sobre o motivo da ausência. Essa é uma forma de saber porque o paciente faltou à consulta e manter um registro atualizado dessas justificativas. Além disso, essa informação é importante para saber como contornar a situação nas próximas vezes.
Mantenha um registro dos ausentes
Se um paciente se atrasar, registre no controle. Se cancelar a consulta, registre. Se faltar, registre. Registre, registre, registre. Esse tipo de informação é relevante para saber se os casos de atrasos ou cancelamentos são constantes e também serve para traçar um plano e lidar com pacientes específicos. Vamos supor que um paciente sempre marque para um dia e cancele todas as vezes. Estabelecer uma taxa financeira pelos cancelamentos constantes pode ser uma solução, por exemplo.
