Ter clientes inadimplentes é um mal que aflige todos as empresas, inclusive os consultórios odontológicos. Os problemas causados por esse tipo de paciente são os mais variados, mas o impacto financeiro é o mais significativo. A inadimplência é responsável por diminuir os lucros, impedir seu consultório de crescer e até mesmo pode ser responsável pela falência dele. E embora seja inevitável encontrar algum cliente assim, é possível minimizar os riscos através de atitudes simples. Vamos conversar sobre elas neste post.
1. As formas de pagamento
É preciso ser transparente com o paciente desde o primeiro momento. Quando for apresentar o plano de tratamento, mostre também quais são as formas de pagamento que você aceita em seu consultório e, principalmente, quais as condições sob as quais ele poderá pagar. Se for pagamento em dinheiro, explique como funciona seu trabalho (50% de entrada? Pagamento integral no início do tratamento? No final?
Para evitar a inadimplência, só inicie os trabalhos com o consentimento dele sobre o método e tenha preferência por pagamentos em cartão de crédito ou débito, pois através deles você tem 100% de certeza que receberá o dinheiro. No caso de cheques, pense bastante antes de aceitar, já que o controle deles é complicado e as chances de inadimplência são bem maiores. A mesma coisa com o “fiado”, mas este ponto vamos discutir mais à frente.
2. Análise de crédito
Em alguns tipos de pagamento, como em contas a prazo que não envolvem cartões de crédito, fazer uma análise de crédito do paciente é uma segurança a mais que você tem em mãos para controlar a inadimplência. Consulte o CPF para ver se não nenhuma restrição, mas tenha em mente que um resultado negativo não é sinal de que o pagamento será feito de forma tranquila.
Às vezes a pessoa nunca deixou de pagar nada e vai acontecer justamente com você. Essa consulta funciona apenas para te dar mais segurança na hora de fazer uma transação a prazo e evitar aceitar esse tipo de pagamento de pessoas que já apresentaram este problema em outros estabelecimentos.
3. Controle das transações
Todos esses pontos que falamos até agora são anteriores à data de pagamento e, para saber exatamente qual a situação de um paciente, é preciso fazer um rigoroso controle das transações financeiras de seu consultório. Com um fluxo de caixa bem organizado é possível saber exatamente quando um paciente deve quitar uma parcela, se ele o fez ou se não. Uma boa forma de se verificar isso é através de softwares de gestão voltados para a odontologia, como é o LaudOnline, que te possibilitam um controle eficiente das finanças e ainda mostra quais pacientes estão em atraso.
4. Lembre-o da proximidade do pagamento
Uma situação comum é o paciente se esquecer da data de pagamento, então não custa nada lembrá-lo disso caso o pagamento não seja detectado ao final do prazo. Se o valor é pago logo após a consulta, por exemplo, coloque como padrão lembrar o paciente disso na hora de confirmar a consulta. Se você dá um prazo, fique atento a ele e o cobre quando estiver próximo do fim. Enviar um SMS lembrando-o disso, por exemplo, traz efeitos positivos para a queda da inadimplência.
5. Clientes antigos
No tópico sobre as formas de pagamento, comentamos sobre o tal “fiado”. Ele costuma ser um voto de confiança para clientes antigos, os quais você deixa que efetuem o pagamento em uma data posterior, sem nenhuma garantia além da palavra. Como alguns paciente já estão com você há muito tempo, eles acham que possuem mais direitos que outros e simplesmente não pagam quando devem. A camaradagem entre vocês deve parar na parte financeira, por isso é sempre bom ficar de olho nessas condições especiais para velhos clientes.
6. Sazonalidade
Em determinadas épocas do ano aparecem tantas contas que o paciente não sabe bem qual delas priorizar. Nesse caminho, o pagamento para seu consultório pode acabar deixado de lado. Dezembro e janeiro são duas dessas épocas, quando as festas de fim de ano se emendam com as férias e com uma tonelada de impostos a serem pagos. Entenda como essa sazonalidade funciona em seu consultório e veja se é necessário criar condições de pagamentos diferenciadas para essas épocas do ano.
7. Cobrança
Caso nenhuma das atitudes tomadas tenha surtido efeito, chegou a hora de cobrar desse paciente. Isso precisa ser feito de forma cuidadosa, observando diversos pontos que podem ajudar ou prejudicar o recebimento do dinheiro. O tema é tão complexos que preferimos não tratar dele por aqui, então acesse este post para obter informações mais detalhadas sobre o assunto.
Concluindo
Depois dessas sete dicas, o mais importante é que você perceba o que pode ser feito para evitar a inadimplência em seu consultório. Os métodos apresentados não são infalíveis e precisam ser testados e adaptados à sua realidade. O importante é controlar o pagamento de seus paciente com rigidez e garantir que seu consultório não venha a ter problemas com isso.
