Já mostramos em outro post a importância de manter seu consultório organizado. Além do profissionalismo que é passado para o paciente, organizar a clínica pode representar uma melhora na produtividade da equipe e consequentemente dos resultados da clínica. Reunimos aqui oito dicas que são universais e podem ser usadas, com as devidas adaptações, em qualquer clínica, seja ela composta por apenas um dentista e uma secretária ou por vários profissionais.
1. Planeje
Não espere chegar e encontrar seu consultório todo organizado da noite para o dia. Este é um processo que demanda tempo e quanto mais bagunçado estiver, mais trabalho você terá para organizá-lo. Não se desanime por causa disso.
Aqui a dica principal é trabalhar em parcelas. Se você decidiu organizar a agenda primeiro, concentre-se nela e faça um trabalho bem feito. Em seguida, você pode passar para o financeiro, documentação dos pacientes e assim por diante.
Faça um pequeno planejamento de quando pretende arrumar cada espaço e cumpra-o. Pode até demorar um pouco para tudo ficar pronto, mas os resultados vão compensar.
2. Comece pela Agenda
Grande parte da organização do consultório parte da sua própria organização da agenda de atendimentos. É ela a responsável por lembrar você e sua equipe dos compromissos e tarefas que precisam fazer.
Ao desregular o controle de sua agenda, é provável que você gaste seu tempo de forma improdutiva e, com isso, todo o restante do processo de organização seja comprometido. Isso sem falar no desgaste que isso pode acarretar em sua imagem profissional. Nenhum paciente gosta de ficar mais de 30 minutos aguardando se chegou no horário marcado.
Comece organizando a agenda das próximas duas ou três semanas. A partir daí foque para que os novos agendamentos entrem de maneira organizada. Isso vale tanto para agendas de papel quanto para agendas virtuais de softwares voltados para odontologia como é o caso do LaudOnline.
3. Organize o Ambiente Físico
O consultório odontológico é um espaço que possui diversos equipamentos, sejam os usados durante os tratamentos ou até mesmo os da secretaria. Como nem todos são usados a todo momento, é preciso ter um espaço onde seja possível guardá-los de forma organizada e assim você saberá exatamente onde encontrá-los quando precisar. Organize seu estoque.
Tenha um cuidado especial com o processo de esterilização também. Você precisa manter uma escala de esterilização na qual você saberá exatamente quais materiais precisam ser e quais já foram esterilizados. Além disso, manter um espaço destinado a esse tipo de material, que seja organizado e de fácil acesso, é fundamental.
4. Documentos do Paciente
Todo o tratamento de um paciente envolve muitos documentos. Cadastro, exames, radiografias, laudos, planos de tratamento, orçamentos. Tudo gera um documento novo. Saber como organizá-los é essencial para manter o consultório em ordem e facilitar a busca por informações no futuro.
Se você faz tudo isso em papel, é necessário criar um arquivo que comporte todos esses materiais, além de estabelecer um processo de organização e localização. Caso faça isso de forma virtual, organize os documentos em pastas e crie um método para localizá-los depois, seja através pastas com o nome tratamento ou o nome do paciente, por exemplo.
Existem softwares que já fazem isso automaticamente e são voltados para a odontologia, atendendo as suas necessidades como dentista. O LaudOnline é um deles.
5. Organização Financeira
Uma das maiores dores das clínicas é organização financeira. Saber exatamente as contas a pagar e a receber é fundamental para manter o a clínica funcionamento de maneira saudável.
Você não tem ideia de quanto dinheiro é perdido por conta de descontrole financeiro. Pacientes inadimplentes que não são cobrados, custos desnecessários que não são vistos e a famosa antecipação de parcelas de cartão (ou compensação de cheques) por conta de fluxo de caixa mal dimensionado.
A primeira dica é abandonar o papel definitivamente, se este for o seu caso. É praticamente impossível tem uma boa gestão financeira registrando as coisas no papel. Você pode usar uma planilha de excel, um sistema de controle financeiro geral ou um sistema específico para a odontologia.
Aqui comece pelo básico e não tente registrar toda a vida financeira da clínica de uma vez. Cadastre as contas a receber e a pagar do mês atual e em seguida vá avançando um mês por vez. Além disso, cuide para que os novos registros já entrem de maneira organizada. Em pouco tempo as coisas entram nos eixos.
6. Mantenha a Organização
Esse é o ponto principal de toda a organização. Não adianta fazer um plano perfeito, se empolgar no início e depois deixar tudo desandar no caminho. Organização é um processo contínuo e precisa ser feito a todo momento.
Um sistema focado em gestão de clínicas odontológicas, como o LaudOnline, pode ser um reforço crucial nesse processo. Isso porque ele conta com várias funções para automatizar processos que são feitos manuais no papel ou em planilhas de excel. Bons exemplos disso são o lançamento de todas as parcelas do pagamento de um paciente nos meses correspondentes e o registro do histórico de consultas.
