Tutorial Rápido do LaudOnline

Tempo de leitura: 7 minutos

É quase sempre muito difícil aprender a utilizar um software novo, correto? Mas neste post eu vou te mostrar como o LaudOnline foi pensado para ser simples de aprender e utilizar.

Esse é um tutorial mão na massa para você aprender a utilizar as principais funcionalidades do software em poucos minutos. Portanto, se você ainda não fez o cadastro grátis, faça-o agora e só depois continue a ler este post.

Fluxo de Atendimento Odontológico

Todo atendimento odontológico segue um fluxo mais ou menos predefinido. Algumas etapas são realizadas antes do início do tratamento, outras durante e outras depois.

É claro que as etapas e atividades realizadas em cada etapa podem variar de clínica pra clínica, mas generalizar da seguinte maneira:

Pré-Tratamento

  • Agendando Consulta Inicial
  • Confirmando a Consulta Inicial

Pré-Tratamento: Consulta Inicial

  • Completando o Cadastro
  • Criando o Plano de Tratamento
  • Gerando o Orçamento
  • Aprovando o Plano de Tratamento

Ciclo do Tratamento

  • Agendando a(s) Próxima(s) Consulta(s)
  • Atualizando o Prontuário

Pós-Tratamento

  • Agendando o Retorno

A seguir vamos explicar como realizar cada etapa utilizando o LaudOnline. Portanto, esteja com ele aberto e vá realizando cada passo.

Pré-Tratamento

Nesta fase estão concentradas todas as etapas realizadas antes do paciente iniciar o tratamento.

Agendando a Consulta Inicial

O primeiro passo é agendar a consulta inicial do paciente. Geralmente aqui, o paciente está interagindo pelo whatsapp ou telefone.

Acesse a Agenda no menu lateral esquerdo e clique na agenda no dia desejado para a consulta ou no botão + Consulta. Uma janela irá se abrir onde você vai preencher os dados do paciente e da consulta.

Você pode selecionar um paciente digitando o nome dele ou cadastrar um novo clicando em cadastre um novo paciente. Ao clicar irá abrir o formulário de cadastro rápido do paciente.

Dica: crie um novo paciente utilizando os seus dados (email, celular, …) para facilitar realizar as etapas posteriores deste tutorial.

agenda nova consulta

Confirmando a Consulta Inicial

O segundo passo é confirmar a consulta com o paciente para evitar que ele se esqueça e a cadeira fique vazia. Você pode fazer isso de duas maneiras: pelo whatspp e por alertas automatizados.

Para confirmar pelo whatsapp, clique sobre a consulta que você acabou de criar e em seguida no ícone do whatsapp ao lado do número do telefone do paciente. 

Se tiver dúvidas aqui, neste post tem mais detalhes.

agenda-confirmacao-whatsapp

Além da confirmação pelo Whatsapp o sistema envia um lembrete da consulta automaticamente por email e sms.

 

Pré-Tratamento: Consulta Inicial

Nesta etapa o paciente já chegou a clínica para fazer realizar sua primeira consulta.

Completando o Cadastro

No dia da consulta inicial, pode ser necessário completar o cadastro rápido do paciente realizado no agendamento da consulta inicial.

Para isso, clique na consulta que criamos na agenda e em seguida sobre o nome do paciente. Em seguida, irá se abrir a ficha clínica dele. Na parte inferior é possível cadastrar diversas informações do paciente como endereço, estado civil, etc.

Criando o Plano de Tratamento

Nesta etapa o paciente já está dentro do consultório para que o dentista possa fazer a avaliação da saúde bucal dele e definir o plano de tratamento.

Para criar o Plano de Tratamento, acesse a ficha do paciente e em seguida clique em Planos no menu superior da ficha do paciente.

Após abrir o Plano de Tratamento do paciente basta ir clicando sobre o Odontograma e preenchendo nas linhas abaixo dele as informações dos procedimentos a serem realizados.

Futuramente você poderá cadastrar a sua tabela de procedimentos particular e de convênios, mas não vamos nos preocupar com isso agora. Afinal, o objetivo aqui é apenas o aprendizado.

Dica: em uma situação real, insira todos os procedimentos pertinentes para o paciente, independente se ele irá realizar agora ou não. Essa lista completa será importante para controle e análise de indicadores de venda

Gerando um Orçamento

Após definido os procedimento e valores é hora de negociar. Por diversas vezes, o paciente não fecha ou aprova o plano no mesmo dia. Pode ser que ele te peça um tempo para pensar, verificar suas finanças e etc.

Neste caso, você pode gerar um orçamento para ele ter em mãos os procedimentos que serão realizados, o valor, desconto e formas de pagamento que foram ofertadas.

Para isso, você precisar selecionar os procedimentos que farão parte do tratamento (podem ser todos ou apenas alguns), preencher as obervações pertinentes abaixo da listagem dos procedimentos (forma de pagamento, por exemplo) e em seguida clicar no botão  Gerar Orçamento no menu superior do Planos.

planos-listagem-orcamentos

Aprovando o Plano de Tratamento

Findada a fase de negociação, chegou a hora de aprovar o plano de tratamento. 

Para fazer isso você precisa selecionar os procedimentos que irão compor o tratamento do paciente e em seguida clicar em Aprovar no menu superior do Plano de Tratamentos.

Ao clicar em Aprovar, os procedimentos aprovados são enviados para o prontuário do paciente com o status de pedente execução.

Além disso, uma janela irá aparecer para você inserir as informações de pagamento do tratamento do paciente. Você pode definir a forma de pagamento, vencimentos, parcelamento, etc.

Esses dados já são lançados no financeiro da clínica como previsão de recebimento. Depois é só ir dando baixa nos pagamentos a medida que for recebendo do paciente.

Ciclo do Tratamento

Nesta fase geralmente ocorre um ciclo de consultas para realização de todos os procedimentos aprovados anteriormente.

Agendando a(s) Próxima(s) Consulta(s)

Geralmente, durante a consulta inicial, agendamos a próxima consulta.

Sendo assim, agende a próxima consulta do paciente e confirme pelo whatsapp conforme fizemos nos passos anteriores.

Aqui podemos, opcionalmente, realizar um passo a mais que é definir o que será realizado na próxima consulta. Para isso, clique sobre a consulta que você acabou de agendar e na janela da consulta em Ver Prontuário.

No Prontuário você terá uma lista de Procedimentos Pendentes. Clique e arraste para a área da Próxima Consulta aqueles procedimentos desejados e preencha o campo observações com aquilo que for pertinente.

novo-prontuario-odontologico
Visão do novo prontuário odontológico do LaudOnline

Atualizando o Prontuário

Ao final de cada consulta é necessário atualizar o prontuário com os procedimentos que foram realizados.

Para fazer isso, acesse o prontuário do paciente, selecione os procedimentos que foram realizados e em seguida clique em Finalizar Consulta no menu superior do Prontuário. Preencha as informações pertinentes e clique em finalizar. O histórico de consultas do paciente será atualizado.

prontuario-finalizar-consulta

Pós-Tratamento

Nesta fase o ciclo do tratamento do paciente já finalizou e ele está muito feliz com seu sorriso branquinho e boca saudável. Agora só precisamos garantir que ele retorne a nossa clínica para manter a saúde bucal em dia.

Agendando o Retorno

Entenda como retorno, a consulta que o paciente terá de realizar daqui  a aproximadamente 6 meses para uma profilaxia.

Para garantir que ele não se esqueça, e nem nós, vamos gerar um alerta de retorno para o paciente. Isso pode ser feito acessando Agenda, no menu lateral esquerdo, e em seguida clicando em Retornos no menu superior da agenda.

Para criar um alerta, clique em +Retorno e em seguida preencha as informações pertinentes, como o nome do paciente e o tempo em meses que ele irá retornar.

Para conferir o retorno criado, selecione o mês correspondente.

agenda alerta retorno

Foi fácil, não é mesmo?!

Se seguiu tudo até aqui, você já está apto a utilizar o LaudOnline no dia a dia da clínica. Existem diversas outras funcionalidades, mas o que aprendemos aqui é a parte central do atendimento.

Se você achou um pouco extenso, não se preocupe. Afinal, as etapas do fluxo de atendimento são realizadas ao longo de vários dias. Dificilmente você terá que fazer todos os passos de uma vez conforme fizemos aqui.

Sobre Juan Oliveira

Formando em Ciência da Computação pela UFMG, participou ativamente do movimento empresa júnior durante 3 anos. Atualmente, como CEO da LaudOnline, fomenta o empreendedorismo no país e há 5 anos trabalha pela valorização da odontologia por através da melhoria da gestão das clínicas.