Gestão e EstratégiaOrganização e Atendimento

Organizando a agenda com a Tríade do Tempo

Christian Barbosa, um especialista em gestão do tempo, desenvolveu um modelo de organização conhecido como Tríade do Tempo. Nesse post vamos te explicar como ele funciona e como ele pode te ajudar no seu dia a dia dentro do consultório odontológico.

Como o próprio nome diz, a Tríade do Tempo divide as suas atividades em três grupos: importantes, urgentes e circunstanciais. O ideal é que você consiga focar em atividades importantes, evitar tarefas urgentes e eliminar tarefas circunstanciais. Vamos explicar cada uma delas e te dar algumas dicas para que você consiga implementar esse método no seu dia a dia.

Tríade do tempo-01

1. Priorizando tarefas importantes
As tarefas importantes dizem respeito àquelas que trarão resultados para você, seja a curto, médio ou longo prazo, e que te encaminham para a realização de seus objetivos. Geralmente já estão planejadas e têm uma data definida para serem realizadas, assim não geram estresse e podem ser até mesmo prazerosas. Pense nessas características para definir quais são as atividades importantes para você. Atender os pacientes com horários agendados é uma delas, certo? Passar um tempo com a família, ir à academia, assistir à novela que você adora… Lembre-se: não é apenas o trabalho que é importante!

Conheça as suas prioridades
Tarefas importantes são prioridades. Sugerimos que você sempre pense em prioridades como aquilo que te trará benefícios e não como tarefas que precisam ser realizadas com pressa. O critério aqui é relevância, não urgência.

Planeje seu tempo
As atividades importantes são sempre planejadas, ou seja, você sabe que terá que realizá-las. Por isso planeje a sua semana distribuindo essas tarefas ao longo dos dias, defina prazos e estime o tempo que gastará com cada uma delas.

2. Evitando tarefas urgentes
Tarefas urgentes são aquelas que fogem ao seu planejamento, costumam ser inesperadas e exigem sua atenção imediata, causando grande estresse. Não se esqueça que, mesmo que urgências precisem ser realizadas com pressa, elas não são prioridades e, portanto, devem ser evitadas. A única exceção são os atendimentos de urgência, que não podem ser negados pelos profissionais de saúde. Tirando esses casos, tarefas urgentes costumam ser fruto da falta de planejamento, esquecimento ou procrastinação. Essas são algumas dicas para evitá-las.

Anote tudo
Para que seu planejamento seja eficiente, anote tudo. Não conte com a memória, pois há sempre risco dela falhar. Não se esqueça de tarefas pequenas que, se esquecidas, podem atrapalhar o que você planejou para o dia, como passar no banco para pagar uma conta, por exemplo.

Não deixe para amanhã
É muito comum que tarefas importantes se transformem em urgências quando postergadas, por isso não deixe nada para depois. Pense no estresse que você estará evitando e siga os prazos que você definir.

Não glamourize estresse e excesso de trabalho
Em um mercado concorrido, muitas vezes o excesso de trabalho e a falta de tempo, decorrentes de um grande número de tarefas urgentes, são supervalorizados. O profissional que vive nessa situação de estresse pode ser considerado trabalhador e muito dedicado, entretanto muitas vezes é alguém que sofre com a má organização de seu tempo e acaba comprometendo a qualidade de seu trabalho e de sua vida. O ideal é trabalhar com qualidade e evitar o estresse, sua saúde agradecerá. Para isso defina uma hora limite para deixar o consultório e se esforce para que tudo esteja pronto antes da hora ir.

3. Eliminando tarefas circunstanciais
Tarefas circunstanciais são aquelas que você faz mesmo sem ter vontade, seja devido a alguma situação específica, ambiente ou pessoa. Trata-se de algo que te faz perder tempo e não acrescenta nada de relevante para a conquista de seus objetivos. Podem ser coisas que você não gostaria de fazer e não soube recusar, como um favor prometido a alguém; pequenas distrações, como piadinhas no WhatsApp e jogos do seu smartphone; e também tarefas que não cabem necessariamente a você, mas que você insiste em realizar. Essas atividades devem ser eliminadas, uma vez que não demandam pressa alguma para ser realizadas e não trazem boas contribuições.

Saiba dizer não
Existem atividades que podem ser evitadas. Se você não quer ir a algum evento, festa ou passeio porque acha que isso irá comprometer sua produtividade ou te impedir de fazer algo que você realmente deseja, diga não. Explique os motivos para seus amigos, familiares ou colegas e eles irão entender.

Delegue tarefas
Para um líder, pode ser difícil abrir mão de realizar algumas tarefas. Há sempre o desejo de ter controle de tudo e de fazer tudo do seu jeito. Pensar dessa forma pode ser um empecilho para chegar aos seus objetivos, pois é possível gerenciar sua clínica sem precisar realizar todas as atividades relativas a ela. Por isso, confie na competência da sua secretária e de seus parceiros e atribua a eles as tarefas que não cabem necessariamente a você.

Evite distrações
Que tal desligar a internet do seu smartphone enquanto estiver envolvido com atividades importantes? Outra boa ideia é não instalar jogos e aplicativos que te façam querer checar o celular com frequência. Não deixe que essas coisas comprometam o seu planejamento. Seguindo corretamente os seus planos, haverá tempo de lazer suficiente para isso mais tarde.

Se você quiser mais informações sobre a tríade do tempo, pode clicar aqui. É bom lembrar que este não é o único modelo eficiente para gerenciar o seu tempo e se você quiser conhecer outras estratégias, baixe gratuitamente nosso ebook sobre organização da agenda clicando aqui ou na imagem abaixo.

Rodapé Agenda-01

Deixe um comentário

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *