Gestão e Estratégia

Ferramentas de gestão aplicadas à odontologia

Para os profissionais da área odontológica, administrar uma empresa pode ser uma área nebulosa. São poucas matérias sobre o assunto durante a faculdade (quando elas existem) e, na maioria das vezes, o profissional precisa aprender na marra ou através de cursos externos. Se você está pensando em abrir seu consultório ou se já trabalha em um, listamos algumas ferramentas que são básicas e vão te auxiliar na gestão do consultório. Para ter informações mais detalhadas sobre algum tópico, clique nos títulos que estiverem sublinhados.

Plano de negócios
O plano de negócios é aquele documento no qual vão ser especificados todos os pontos principais sobre um negócio a ser iniciado ou já em funcionamento. De forma bem simples, ele é um roteiro operacional, financeiro e estratégico que deve ser seguido por toda a equipe que compõe a empresa. Deve conter, basicamente, uma análise das oportunidades de negócio, do mercado, do público preferencial e dos concorrentes. A partir dessas informações é que você vai começar a pensar em tópicos específicos para o seu caso, como modelo de negócios, projeções financeiras, investimentos necessários e análise da viabilidade.

Análise Swot
Um dos pontos iniciais para a elaboração de uma gestão estratégica em seu consultório, a Análise SWOT consiste em analisar os fatores internos e externos que influenciam a sua empresa. A partir dele você pode detectar quais são as oportunidades, as ameaças, as forças e as fraquezas que seu consultório possui.

Missão, visão e valores
Estes três pontos são o norte de seu consultório. A missão representa a razão da empresa existir e aquilo que ela deseja ser no mundo. Já a visão é onde seu negócio quer chegar em um determinado período de tempo. Para finalizar a trinca, os valores são aquilo que sua empresa prega como características, tanto institucionais quanto dos indivíduos que nela trabalham. Esses três pontos precisam ser bem difundidos entre todos para que o trabalho tenha um objetivo e um espírito em comum.

Planejamento estratégico
O planejamento estratégico é uma forma de analisar criticamente a realidade atual de seu consultório e pensar em como você quer vê-lo no futuro. Sua principal função é direcionar as ações e processos da empresa, sempre com o objetivo de potencializar as oportunidades detectadas na Análise SWOT e corrigir as possíveis deficiências. É ele que vai estabelecer indicadores e metas que vão te ajudar a mensurar se seu consultório está no caminho certo ou não.

Definição de indicadores e metas
Como dito no tópico anterior, esta é uma ferramenta que está ligada diretamente com o planejamento estratégico. São os indicadores que vão avaliar o desempenho da sua empresa no cumprimento dos objetivos estratégicos. As metas são reflexos desses indicadores e tratam-se dos resultados que se espera atingir, todos expressos em números.

Diagrama de Ishikawa (espinha de peixe)
Criado pelo professor japonês Kaoru Ishikawa, este diagrama tem como objetivo facilitar a descoberta da causa dos problemas em seu consultório. Dividido em 6 “causas principais”, ele permite estruturar hierarquicamente essas causas e as oportunidades de melhoria, bem como seus efeitos sobre a qualidade dos produtos.

Benchmarking
O benchmarking é uma das ferramentas de gestão mais sociais de todas, pois consiste em uma comparação entre produtos, serviços e práticas empresariais para se encontrar as melhores práticas. Em uma prática saudável, ele consiste na troca de informações com outras empresas ou outros profissionais de forma a melhorar o serviço dos dois lados. É o que acontece, por exemplo, em eventos odontológicos, quando você tem a oportunidade de conviver com diversos profissionais e conversar abertamente com eles sobre assuntos referentes aos consultórios e tratamentos.

5S
O 5S foi uma filosofia empresarial criada no Japão após a Segunda Guerra Mundial. Com o país destruído, eles precisavam reconstruir tudo e, para isso, otimizaram um sistema americano de controle de qualidade, transformando-o no 5S que conhecemos hoje. Ele é baseado em cinco pontos: utilização, ordenação, saúde, limpeza e autodisciplina. Juntos eles visam melhorar toda a empresa, desde a contenção de custos até a redução dos acidentes.

Fluxo de caixa
Esta é a principal ferramenta para se fazer o controle financeiro de seu consultório. Nela são registradas todas as entradas e saídas financeiras de um determinado período de tempo. Para que ela funcione de forma correta é preciso registrar todas, absolutamente todas, as transações que acontecerem no período e, após isso, fazer uma análise detalhada da situação financeira de sua empresa.

Softwares de gestão
O processo de gestão de um consultório odontológico não é simples. Há muita coisa a ser controlada e as ferramentas que falamos neste post vão gerar um fluxo maior ainda de informação. Para gerenciar tudo isso de forma simples e organizada, é sugerível ter um software que te auxilie no processo. Existem softwares voltados para a odontologia e que já te possibilitam fazer isso. O LaudOnline é um deles. Escolha por aquele que melhor se adeque à realidade de seu consultório e comece a agilizar todo o seu processo de gestão.

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