Delegar tarefas: a maneira correta de fazer isso

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Um dos grandes desafios enfrentados pelos dentistas na administração de suas clínicas ou consultórios odontológicos é o de delegar tarefas aos colaboradores.

Seja para distribuir tarefas a secretária ou contratar dentistas comissionados para atender mais pacientes delegar é fundamental para o crescimento da clínica.

Porque é importante delegar?

Se você não delegar tarefas e funções, você nunca será capaz de ter uma clínica maior do que você!

É exatamente isso que você leu. Sem delegar tarefas e funções, o crescimento do seu negócio está limitado a quantidade de coisas que você consegue lidar simultaneamente. Isso fará com que você seja o seu negócio e não tenha um negócio.

Como consequência disso, sair de férias poderá ser um grande problema que fará com que a clínica se desorganize no período em que você estiver ausente. Isso é ainda mais grave se você é responsável por todo ou a maior parte dos atendimentos. Seu caixa vai sofrer um golpe brutal neste período.

Os tipos de delegação

De acordo com o best seller Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes existem basicamente dois tipos de delegação de tarefas: a delegação restrita e a delegação administrativa.

Delegação Restrita

A Delegação Restrita ordena: “Faça isso, faça aquilo, vá até ali, volte e diga o que foi feito”. Ela é focada no método a ser desempenhado e não no resultado a ser obtido.

Infelizmente esse é tipo de delegação mais comum nas clínicas odontológicas. Isso se deve ao fato de que a maioria dos dentistas não tem muitas habilidades de gestão e estão presos ao operacional da clínica.

Desse modo, eles conhecem um método para a realização da tarefa e acreditam que seu trabalho é fazer com que a secretária, ou dentista contratado/comissionado, execute todos os passos do método exatamente como fora especificado.

Isso não é muito eficiente, pois o profissional que recebeu a tarefa foca apenas no que deve ser feito e não no que deve ser alcançado. Dessa forma ele não se compromete com o resultado obtido, conformando-se apenas em realizar o que foi pedido.

Delegação Administrativa

A delegação administrativa é focada nos resultados e não nos métodos. Ela fornece as pessoas uma visão mais ampla do resultado a ser alcançado pela tarefa e concede os poderes e recursos necessários para que isso.

Dessa maneira, o profissional que recebeu a tarefa torna-se muito mais comprometido em alcançar os resultados esperados. Ele pode modificar o método durante o processo porque encontrou uma forma melhor de executá-lo (e isso frequentemente ocorrerá).

Delegar tarefas utilizando esse tipo de delegação leva mais tempo, no começo, mas os resultados são compensadores ao longo do tempo. Cria-se uma equipe pró-ativa, competente e focada no crescimento da clínica.

Colocando em prática

De acordo com Stephen Covey, delegar tarefas segundo a delegação administrativa demanda compreensão e comprometimento mútuo dos profissionais envolvidos em cinco áreas: resultados desejados, orientação, recursos, acompanhamento e consequências.

Para melhor entendimento, vamos utilizar um exemplo simples. Você irá delegar a sua secretária a seguinte tarefa: entrar em contato com os pacientes antigos para atualizar o cadastro e convidá-los a retornar a clínica para uma reavaliação da saúde bucal.

delegar tarefas

Primeiramente, marque um horário para que você e sua secretária façam uma pequena reunião para falar sobre a tarefa a executada. Determine um horário para isso e certifique-se de que tanto você e sua secretária estão focadas apenas na reunião, sem distrações de outras pessoas, telefone tocando ou outras tarefas.

1. Resultados desejados

Defina quais são os resultados desejados pela tarefa que será executada focalizando o quê deve ser obtido e não como deve ser feito.

Dedique tempo para mostrar a importância dos resultados no desempenho da clínica. Assim cria-se um senso de importância para a tarefa a ser desempenhada o que aumenta o comprometimento.

Em nosso exemplo os resultados podem ser o número de pacientes que devem ser contactados ou o número de consultas marcadas provenientes destes pacientes.

2. Orientação

Estabeleça os parâmetros sobre os quais a pessoas deve agir, pois você não quer que a pessoa atinja o resultado a qualquer custo, por exemplo, violando o código de ética da odontologia.

Cuidado para não restringir demais para evitar que delegar o método e não a tarefa. Preocupe-se apenas em incluir as restrições mais notáveis.

Em nosso exemplo poderia ser a restrição de não informar valores de procedimentos por telefone, pois isso infringe o código de ética.

3. Recursos

Identifique os recursos (humanos, financeiros, técnicos) que a pessoa poderá utilizar para atingir os resultados desejados.

Em nosso caso, podem ser o telefone, o whatsapp e o relatório de clientes inativos dentro do software de gestão da clínica.

4. Acompanhamento

Estabeleça quais indicadores serão analisados para avaliar o desempenho da tarefa e o momento em que os relatórios e avaliações devem ser feitos.

No caso da nossa tarefa delegada a secretária o indicador pode ser a quantidade de pacientes contactados por semana e a exigência de se fazer um relatório com os pacientes que foram contactados e aqueles que marcaram uma consulta.

5. Consequências

Deixe bem claro o que irá ocorrer de bom ou ruim depois do resultado da avaliação. Aqui podemos incluir itens como recompensas financeiras, promoções, um prêmio simbólico dentre outros.

Em nossa tarefa exemplo, poderíamos dar um bônus de R$10 a secretária para cada paciente inativo que realizasse uma consulta.

Dúvidas?

Espero que este post tenha sido esclarecedor e que você consiga delegar as tarefas com maior facilidade e eficiência daqui para frente em sua clínica.

Caso tenha ficado alguma dúvida ou queira contar como você faz isso em sua clínica, é só deixar um comentário aqui embaixo. Somos apaixonados por escutar os dentistas =)

Sobre Juan Oliveira

Formando em Ciência da Computação pela UFMG, participou ativamente do movimento empresa júnior durante 3 anos. Atualmente, como CEO da LaudOnline, fomenta o empreendedorismo no país e há 5 anos trabalha pela valorização da odontologia por através da melhoria da gestão das clínicas.