Gestão e EstratégiaSoftware Odontológico

Como utilizar a Agenda do LaudOnline

agenda do laudonline - status das consultas

Já falamos aqui no blog sobre todas as funcionalidades da agenda do nosso software odontológico.

Neste post, quero apresentar, de maneira rápida, um checklist para configurar e utilizar a agenda do LaudOnline para organizar o agendamento em sua clínica.

Por quê seguir esse checklist?

Um dos 4 processos-chave de uma clínica odontológica de sucesso  é a gestão do atendimento, no qual o controle das agendas tem papel vital. Executando bem este processo, conseguimos ter uma visão clara do fluxo de pacientes da clínica (consultas, faltas, etc), como/onde os pacientes estão conhecendo a clínica e a Taxa de Ocupação que aparece no Dashboard do LaudOnline.

Mãos à obra!

Separei esse checklist em três tipos de atividades de acordo com a frequência que devem ser realizadas:

  • Configuração – tarefas realizadas uma única vez para começar a utilizar a agenda
  • Operação – tarefas que devem ser executadas diariamente
  • Análise e correção – tarefas que devem ser executadas uma vez por mês

Configuração – uma única vez

1. Cadastre todos os dentistas

Cada dentista da clínica deve ter um usuário dentro do sistema e consequentemente uma agenda. No menu lateral, acesse Configurações -> Equipe para poder incluir novos usuários no sistema. Na tela que se abrir, você deve clicar em + Usuário -> Dentista e inserir as informações necessárias.

Pronto! Agora o dentista receberá um convite no email informado e assim que ele aceitar, uma nova agenda será criada automaticamente para ele.

agenda cadastro dentistas
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2. Configure os horários de atendimento

É necessário configurar os horários de atendimento de cada dentista. Acesse a Agenda no menu lateral e em seguida, clique na “seta para baixo” ao lado do nome da agenda do dentista desejado para mostrar a opção editar agenda.

Na tela para editar agenda, defina o horário inicial, horário final e intervalo. Em seguida, você deve configurar a disponibilidade de atendimento do dentista para cada dia da semana, considerando o horário que ele chega e vai embora e também o intervalo para almoço.

Para indicar que o horário está indisponível, basta selecionar a opção “-” no menu com os horários. Por exemplo, se o dentista não atende domingo, deixe todos os quarto horários do dia (I, IA, FA, F) com “-“.

Repita o processo para todas as agendas e pronto!

configuração horários de atendimento
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3. Ative os alertas por email e sms

O nosso software odontológico envia automaticamente mensagens para os pacientes para que eles possam confirmar se vão à consulta e para lembrá-los que está na hora de retornar a clínica para cuidar da saúde bucal, após alguns meses da última consulta realizada. Saiba mais neste post.

Esses alertas já ficam ativos por padrão, mas é bom conferir se eles realmente estão ativos em sua conta. Para isso basta acessar no menu lateral Marketing > Campanhas. Na tela dos alertas, entre em cada umas das campanhas Confirmação de Consultas Controle de Retorno, e ative os canais email e sms.

agenda ativar alertas email e sms
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Operação – todos os dias

1. Agende as consultas

Aqui é o processo básico do agendamento e por isso não entrarei em tantos detalhes de como fazer para agendar/editar/remarcar uma consulta. O mais importante é preencher (ou atualizar) todas as informações do cadastro do paciente (coluna da esquerda da janela de Nova Consulta), pois elas são vitais para comunicar com o pacientes por email e sms, e fornecer dados estatísticos valiosos para sua clínica.

agenda nova consulta
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2. Feche os status das consultas

Nunca (nunca mesmo!) deixe de fechar os status das consultas passadas. Várias estatísticas do sistema dependem disso.

Para fechar o status de uma consulta passada, basta clicar no “ícone de engrenagem” ao lado do horário da consulta e selecionar um dos três status: Concluído, Faltou ou Cancelado. Esses status representam que na consulta que passou o atendimento foi realizado, o paciente falou sem avisar ou ele desmarcou a consulta, respectivamente.

Se você estiver fechando corretamente os status das consultas, todas as consultas da agendas anteriores a data atual devem estar nas cores verde, laranja ou vermelho. Caso contrário, você está se esquecendo de algumas consultas.

agenda fechar status das consultas
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3. Cadastre e acompanhe os alertas de retorno

Um retorno é aquela consulta que o paciente deve fazer após alguns meses após a última consulta (geralmente 6 meses) para reavaliar sua saúde bucal e realizar procedimentos preventivos. Já falamos aqui no blog sobre a importância do controle de retornos para o sucesso da sua clínica.

Para cadastrar um alerta de retorno para o paciente, basta clicar no botão Retornos dentro da agenda do LaudOnline e em seguida clicar em + Retorno.

Esse procedimento deve ser realizado sempre que um paciente finalizar o tratamento que estava em andamento. Além disso, é necessário entrar em contato com os pacientes no mês anterior ao retorno deles para agendar essa consulta. Os alertas automáticos por email e sms mencionados anteriormente facilitam esse trabalho.

agenda alerta retorno
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4. Bloqueie horários

O bloqueio de horários serve para indicar na agenda datas em que o dentista não poderá atender por conta de outros compromissos (cursos, congressos, férias, etc) e evitar que consultas sejam marcadas naquele horário por engano. Além disso, bloquear corretamente as datas faz com que o valor da Taxa de ocupação no Dashboard seja mais preciso.

Para bloquear uma data, basta clicar no botão Bloquear datas na agenda do LaudOnline e informar o início e o fim do período em que a agenda ficará bloqueada. Podem ser criados quantos bloqueios forem necessários.

agenda bloquear datas
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Análise e Correção – uma vez por mês

1. Analise o fluxo de pacientes

Analisar o fluxo de pacientes da clínica é importante para controlar/reduzir as faltas, verificar a média de agendamentos e consultas realizadas, etc. Essa análise pode ser realizada uma vez por mês para identificar possíveis problemas (número de faltas disparou, número de agendamentos teve queda brusca, etc) ou acompanhar o resultados de estratégias que estão sendo adotadas (reduzir taxa de faltas, etc).

Para ver o fluxo de pacientes, basta clicar no botão Estatísticas dentro da agenda do LaudOnline.

 agenda estatísticas do fluxo de pacientes
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2. Reconfigure as agendas

Ao longo do tempo alguns dentistas saem da clínica, ou mudam seu horário de atendimento, e novos dentistas entram. Por isso é super importante cadastrar/remover usuários de dentistas e reconfigurar os horários de atendimentos. Para isso, basta seguir os passos descritos nas tarefas de configuração descritas anteriormente.

Um comentário sobre “Como utilizar a Agenda do LaudOnline

  1. Uma pena a plataforma ser apenas para dentistas, fiquei muito interessada, mas sou Psicóloga. Então fui ver direitinho e percebi que não era para a minha área e fiquei triste, uma pena.

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