Organização e Atendimento

Como não se esquecer de tarefas

Por mais organizado que você seja, em algum momento já deve ter perdido um compromisso ou deixado de fazer uma tarefa por puro esquecimento. Não enviou aquele email com instruções para o paciente, esqueceu de retornar a ligação sobre uma dúvida, não preencheu o prontuário na hora e agora não sabe mais os detalhes. E esses são só alguns dos muitos exemplos que poderíamos dar aqui.
 
As desculpas também são as mais variadas. Seja porque não a anotou no lugar devido, seja porque confiou demais na memória, não importa. Esse esquecimento é inevitável, já aconteceu comigo e deve ter acontecido com você. Se não aconteceu, ainda vai. Certeza. O pior é quando esse esquecimento envolve algo que você prometeu para um paciente, o que pode prejudicar sua imagem como profissional. Para tentar minimizar esses esquecimentos, trouxemos este post com algumas das principais técnicas para manter os compromissos do dia frescos na mente.
 
1. Alarmes
É muito raro encontrar alguém que não esteja com o telefone celular 24 horas por dia. Também é muito raro encontrar telefones que não dispõem de nenhum recurso de alarme. Essas duas ideias juntas correspondem ao meio mais simples para se lembrar de alguma tarefa. Seja através de aplicativos ou do próprio celular, alarmes são práticos de serem programados e, no caso de tarefas que se repetem periodicamente, podem ser programados com uma antecedência grande. Dessa forma você pode se lembrar rapidamente daquela conta que precisa ser paga, de ligar para um paciente ou entrar em contato com um fornecedor, por exemplo.
 
2. SMS/Emails
Com função semelhante aos lembretes, as mensagens de texto e os emails também são ótimos lembretes sobre as tarefas que você precisa executar. A grande vantagem deles com relação aos alarmes é que os dois primeiros podem ser arquivados, ao contrário da perenidade do último. Uma sugestão interessante é deixar todos os emails como tarefas na sua caixa de entrada e só arquivá-los quando a tarefa for resolvida. O cuidado é apenas não deixar acumular e sempre correr atrás da tão sonhada caixa de entrada limpa.
 
3. Lista de tarefas
Esta é a forma mais simples de não se esquecer das tarefas. Ele exige a disciplina para anotar tudo que precisa ser feito, porém tem a vantagem de reunir todas as tarefas em um lugar só e te dar uma noção completa das suas atividades do dia. Se me permitem um relato pessoal, quando eu estava na faculdade passei dois semestre usando uma lista de tarefas de bolso, na qual eu anotava tudo que precisava fazer e riscava sempre que concluía algo. Foi um método eficaz para minha situação, mas com a chegada dos smartphones eu automatizei tudo, tema que vamos abordar em um dos próximos tópicos.
 
4. Faça na hora
Quando a gente falou sobre o método GTD de organização, um dos pontos que levantamos foram os problemas que podem ser resolvidas em menos de dois minutos. Como elas costumam ser tarefas simples, a probabilidade que as esqueçamos é muito alta e, por isso, é bem mais simples resolvê-las na hora que elas chegam até você. É, por exemplo, arquivar o molde de um paciente, retornar uma ligação ou responder um email. Se você fizer todas essas tarefas na hora que as recebe, contribuirá bastante para não perder o controle da agenda.
 
5. Automatize
Uma das principais vantagens da tecnologia é a possibilidade de automatizar vários dos processos que antes tínhamos que fazer à mão. E se até o momento não falamos sobre os atendimentos odontológicos, chegou a hora de falarmos como automatizar os compromissos. Em um software de gestão odontológica, como é o LaudOnline, é possível enviar avisos por sms ou email a cada consulta, de forma a lembrar o profissional responsável a respeito dos compromissos do dia. Se esse profissional responsável for você, ótimo, já não se esquecerá das suas tarefas tão facilmente. Outra forma de automatizar é relembrar o paciente da consulta que ele marcou, mas isso é assunto para outro post.
 
Concluindo
Depois de tantas formas de não se esquecer de compromissos, duvidamos que você vá se esquecer de qualquer coisa relativa a seu consultório. Teste as práticas acima, veja quais se adaptam melhor à sua realidade e comece a usar de fato, pois é só com a prática e com a internalização dos conceitos que elas serão efetivas.
 
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